Znaczenie tych dwóch terminów mogło być oczywiste dla wszystkich, kiedy zaczęliśmy korzystać z poczty e-mail, ale dziś są dość przestarzałe. Zarówno CC, jak i BCC to sposoby wysyłania kopii tego samego e-maila do wielu odbiorców. CC oznacza „Carbon Copy”, a BCC oznacza „Blind Carbon Copy”. Różnica między nimi polega na tym, że każdy adresat może zobaczyć adresy dodane do pola CC, podczas gdy adresy w polu BCC są niewidoczne.
Zobacz także nasz artykuł Najlepsi dostawcy bezpłatnych usług e-mail
Trzy pola odbiorców
Równie łatwo można dodawać adresy e-mail użytkowników do jednego z tych pól. Zawsze należy jednak zastanowić się, kto i jak powinien otrzymać określony e-mail. Zależy to od twoich relacji, organizacji, dla której pracujesz, jej kultury i lokalizacji.
Ludzie często używają tych pól w niewłaściwy sposób. To sprawia, że cel wiadomości e-mail jest mniej kompleksowy dla osób, które ją otrzymują. Ale jeśli użyjesz ich poprawnie, może pomóc odbiorcom dowiedzieć się, czy czytanie wiadomości e-mail powinno być jednym z ich priorytetów, czy nie.
Możesz wpisać adresy w następujących trzech polach:
Do - adresaci w tym polu są głównymi odbiorcami wiadomości.
CC - ci odbiorcy otrzymają kopię wiadomości, więc jest prawie taka sama jak dodawanie osób w polu Do.
BCC - nadawca może dyskretnie poinformować inne osoby o przeprowadzonej komunikacji. Nikt inny nie będzie widział ich adresów.
Ludzie również używają BCC, gdy nie chcą mylić innych z niesamowicie długą listą adresów. Co więcej, jest to dobra opcja, gdy odbiorcy niekoniecznie się znają. Należy również zauważyć, że ani osoby w CC, ani w BCC nie zobaczą odpowiedzi innych odbiorców.
Jak korzystać z pola Do.
Jeśli chcesz dotrzeć do ośmiu osób, możesz umieścić jeden adres w polu Do, a pozostałe siedem w polu CC. Ale możesz również umieścić wszystkie osiem z nich w polu Do. Nie robi to żadnej różnicy, ponieważ wszyscy otrzymają ten sam e-mail. Będą mogli zobaczyć także pozostałych odbiorców.
Jednak sytuacja wygląda nieco inaczej, jeśli praktykujesz właściwą etykietę e-mail. W takim przypadku należy dodać tylko tych odbiorców, których wiadomość dotyczy bezpośrednio. Jeśli więc chcesz poprosić określone osoby o podjęcie działań, umieść je w polu Do. Nazwiska każdego, kogo tam umieścisz, powinny być zawarte na początku wiadomości e-mail. Powinno wystarczyć coś prostego, na przykład „Droga Andrea, Samantha i Jan”.
Krótko mówiąc, użyj pola Do, aby wybrać tych, których chcesz zachęcić do podjęcia działania.
Jak korzystać z pola CC
Gdy umieszczasz adresy w polu DW, utworzona lista będzie widoczna dla wszystkich odbiorców. Główną funkcją pola CC jest powiadomienie innych odbiorców, że ta konkretna komunikacja ma miejsce. Dołączając adres, pole to przypomina „tylko dla informacji”. W takim przypadku należy oczekiwać jedynie odpowiedzi „dobrze wiedzieć” od odbiorców.
Ponadto ludzie określają również CC jako „kopię grzecznościową”.
Jak korzystać z pola BCC
Ktokolwiek adres, który umieścisz w polu BCC, nie będzie widoczny dla żadnego z odbiorców w polach Do i DW. Jeśli chcesz, aby ktoś widział treść wiadomości e-mail, ale nie podejmował żadnych działań, dodaj swój adres do BCC. Jest to również dobra opcja, gdy chcesz udostępnić te same informacje grupie osób naraz, ale nie chcesz, aby ktokolwiek z nich widział, kto jeszcze je otrzymuje.
Pole BCC jest również bardzo przydatne w wrażliwych sytuacjach lub argumentach. Jest to sekretny sposób, aby pozwolić komuś innemu słuchać bez wiedzy odbiorcy. Na przykład możesz dodać adres swojego menedżera do pola BCC, gdy klient prosi o zwrot pieniędzy.
Jak korzystać z przycisku Odpowiedz wszystkim
Jeśli jesteś odbiorcą wiadomości e-mail i chcesz odpowiedzieć jej nadawcy, masz dwie opcje - Odpowiedz i Odpowiedz wszystkim. Przycisk Odpowiedz pozwala odpowiedzieć bezpośrednio nadawcy, aby żaden inny adresat nie widział wiadomości. Istnieje również przycisk Odpowiedz wszystkim, który automatycznie wyśle odpowiedź do wszystkich odbiorców, których adresy znajdują się w polach Do i DW.
Chociaż jest to wygodne, przycisk Odpowiedz wszystkim nie zawsze jest dobrą opcją. Powinieneś go używać tylko wtedy, gdy ważne jest, aby wszyscy odbiorcy otrzymali Twoją wiadomość.
Większość użytkowników klika lub dotknij tego przycisku, nie zdając sobie z tego sprawy. Może to być dość denerwujące dla odbiorców, którzy nie są zainteresowani twoją odpowiedzią. Przypadkowe kliknięcie tego przycisku może być również bardzo niewygodne, zwłaszcza jeśli udostępniasz dane osobowe nadawcy i nie chcesz, aby inni uczestnicy je czytali. Pamiętając o tym, jak korzystasz z tej funkcji, możesz zaoszczędzić wiele frustracji wszystkim zaangażowanym.
Użyj przycisku Odpowiedz wszystkim tylko wtedy, gdy absolutnie konieczne jest, aby oryginalny autor i wszyscy inni na liście odbiorców zobaczyli twoją odpowiedź. Dobrym tego przykładem są dyskusje grupowe na temat projektów pracy.
Nie używaj opcji Odpowiedz wszystkim, gdy:
- Co najmniej jeden odbiorca nie musi widzieć Twojej odpowiedzi
- Twoja wiadomość jest bardzo prosta, np. „W porządku” lub „Dziękuję!”
O czym należy pamiętać
Pamiętaj, aby zawsze śledzić, do kogo wysyłasz wiadomość e-mail i dlaczego. Ostrożnie używaj pól Do, DW i UDW, a etykieta e-mail znacznie się poprawi.
Powinieneś również śledzić, czy jesteś adresatem (Do), czy otrzymałeś kopię (CC). W ten sposób możesz zdecydować, czy wiadomość e-mail wymaga natychmiastowej uwagi, czy nie.
Odpowiadając na wiadomości e-mail, zawsze najlepiej jest wysłać standardową odpowiedź i ręcznie dodać dodatkowych odbiorców. Możesz również skopiować ich adresy z oryginalnej wiadomości e-mail, aby to ułatwić. W każdym razie upewnij się, że dokładnie sprawdziłeś listę adresatów, zanim naciśniesz „Wyślij”.
