Ogólnie rzecz biorąc, klient poczty e-mail powinien umożliwiać zmianę koloru, czcionki i innych opcji wiadomości. Ale czasami, gdy odpowiadasz na wiadomość lub próbujesz ją przekazać, klient nie pozwoli ci zmienić żadnego z ustawień czcionek.
Może się tak zdarzyć, jeśli korzystasz z klienta poczty e-mail, który dostosowuje format wiadomości z odpowiedzią do preferencji nadawcy. Nadawca może użyć formatu wiadomości, takiego jak zwykły tekst, który nie zezwala na żadne formatowanie.
W tym artykule opisano głębiej formaty wiadomości e-mail i pokażę, jak ręcznie zmienić ustawienia czcionek.
Rodzaje formatów e-mail
Aby zrozumieć, co dzieje się z ustawieniami czcionek e-mail, gdy odpowiadasz komuś, powinieneś wiedzieć, że istnieją trzy różne typy formatów e-mail. Są to Rich Text Format, HTML i zwykły tekst, a oto krótkie wyjaśnienie każdego formatu:
- HTML: Zazwyczaj jest to domyślny format wiadomości e-mail. To najlepszy format do użycia, jeśli chcesz zmieniać czcionki, kolory, dodawać wypunktowania i numerację, wstawiać obrazy itp.
- Rich Text Format: Jest to oficjalny format Microsoft i tylko Microsoft Exchange Client i Microsoft Outlook mogą go obsługiwać. Możesz go używać do wysyłania wiadomości do użytkowników korzystających z tego konkretnego oprogramowania.
- Zwykły tekst: jest to uniwersalny format, który działa we wszystkich narzędziach poczty e-mail. Zaletą tego formatu jest to, że nie obsługuje on żadnych ustawień czcionek. Nie można pogrubić tekstu ani zmienić kolorów, rozmiaru ani żadnego innego formatowania. Nie możesz również wstawiać zdjęć do tekstu, ale możesz dołączyć je do wiadomości e-mail.
Możesz wybrać format wiadomości, który będzie używany podczas odpowiadania na wiadomości lub przekazywania ich dalej. Na przykład, jeśli ktoś wyśle Ci wiadomość w formacie zwykłego tekstu, możesz odpowiedzieć w formacie RTF. Ale e-mail niekoniecznie dotrze w formacie użytym podczas wysyłania. Innymi słowy, jeśli wyślesz wiadomość HTML, oprogramowanie e-mail odbiorcy może przekonwertować ją na zwykły tekst.
Problemy mogą pojawić się, jeśli dostosujesz oprogramowanie poczty e-mail do wysyłania wiadomości w otrzymanym formacie. Jeśli wybierzesz tę opcję, a następnie otrzymasz wiadomość e-mail w postaci zwykłego tekstu, ustawienia czcionek zostaną wyłączone.
Niektóre narzędzia poczty e-mail automatycznie ustawiają format wiadomości odpowiadającej na format otrzymanej wiadomości e-mail. Na szczęście zawsze możesz ręcznie zmienić format wiadomości.
Zmiana formatu wiadomości w Gmailu, Yahoo i Outlook Web
Większość nowszych narzędzi, takich jak Gmail, Yahoo lub Outlook, nie powinna mieć problemów z przełączaniem się między zwykłym tekstem a formatowaniem HTML. Nawet jeśli otrzymasz wiadomość w postaci zwykłego tekstu, zazwyczaj możesz na nią odpowiedzieć lub przesłać ją dalej w formacie HTML.
Jeśli chcesz ręcznie włączyć lub wyłączyć formatowanie zwykłego tekstu, powinieneś:
- Otwórz oprogramowanie e-mail online.
- Kliknij przycisk „Utwórz”.
- Kliknij ikonę „Więcej” (trzy pionowe kropki). Znajduje się w prawym dolnym rogu nowej skrzynki e-mail, obok paska narzędzi.
- Włącz lub wyłącz „Tryb zwykłego tekstu”.
Proces jest taki sam dla większości klientów e-mail.
Zmiana formatu wiadomości w Microsoft Outlook
Jeśli masz starszą wersję programu Microsoft Outlook, taką jak Outlook 2016, 2013 lub 2010, wyłączonymi ustawieniami czcionek są częstym problemem. Wynika to z faktu, że starsze wersje programu Outlook automatycznie dostosowują odpowiedzi do formatowania pierwotnego nadawcy.
Aby rozwiązać ten problem, musisz ręcznie zmienić format wiadomości dla każdej wiadomości. Wykonaj następujące kroki:
- Otwórz program Outlook.
- Kliknij zakładkę „Plik” w lewej górnej części ekranu.
- Kliknij „Opcje”.
- Wybierz „Mail” z listy po lewej stronie.
- Poszukaj sekcji „Utwórz wiadomości”.
- Wybierz „HTML” z menu rozwijanego obok „Utwórz wiadomości w tym formacie”.
To powinno włączyć formatowanie tekstu ponownie.
Przełącz się na nowsze wersje aplikacji e-mail
Przez większość czasu problem z formatowaniem wiadomości występuje w starszych wersjach aplikacji e-mail, takich jak Outlook 2010-2016. Zawsze możesz to zmienić ręcznie, ale jeśli zastąpisz starsze wersje programów nowszymi, formatowanie wiadomości rzadko stanowi problem.
