Arkusze Google i Microsoft Excel mają wiele podobnych funkcji. Osoby bardziej zaznajomione z programem Excel przekonają się, że chociaż większość funkcji jest taka sama, zlokalizowanie ich w Arkuszach Google może stać się przeszkodą podczas zapoznania się z programem.
Zobacz także nasz artykuł Jak stosować formuły do całych kolumn w Arkuszach Google
Możliwość sortowania i filtrowania danych, alfabetycznie lub numerycznie, jest jedną z najczęściej używanych funkcji w programie Microsoft Excel. To samo można powiedzieć o Arkuszach Google. Jednak sposób wykonania zadania może być nieco inny.
„Jestem bardziej zaznajomiony z programem Excel, ale mój szef chce, abyśmy teraz korzystali z Arkuszy Google. Organizowanie arkuszy kalkulacyjnych jest częścią zadania. Możesz pomóc?"
Świetna część Arkuszy, podobnie jak Excel, nie będzie musiała martwić się ręcznymi zmianami, gdy chcesz sortować lub filtrować dane. Istnieje sposób automatycznego sortowania ich według kolumn za pomocą funkcji dostępnych na kartach lub za pomocą formuły, którą można umieścić bezpośrednio w komórce.
Automatyczne porządkowanie Arkuszy Google alfabetycznie
Szybkie linki
- Automatyczne porządkowanie Arkuszy Google alfabetycznie
- Sortowanie danych i korzystanie z filtrów
- Sortowanie danych
- Filtrowanie danych
- Korzystanie z filtrów w arkuszu kalkulacyjnym Google
- Tworzenie widoku filtra
- Arkusze Google: Sortowanie alfabetyczne na komputery
- Sortuj alfabetycznie dane automatycznie przy użyciu formuły
- Arkusze Google: Sortowanie alfabetyczne na urządzeniu mobilnym
- Sortowanie danych i korzystanie z filtrów
Poniższe kroki szczegółowo opisują sposób automatycznego organizowania danych w Arkuszu Google. Skoncentruję się na tym, jak to zrobić alfabetycznie, ale te same informacje mogą być również wykorzystane, jeśli wolisz uporządkować dane liczbowo.
Zanim jednak przejdziemy do celu końcowego, chciałbym nieco lepiej poznać różnicę między sortowaniem a filtrowaniem, jak korzystać z obu opcji w każdej sytuacji, w której możesz ich potrzebować, a także przejść dalej filtruj widoki.
Jeśli już dobrze rozumiesz sortowanie i filtrowanie, a chciałbyś przejść do automatycznego alfabetowania, możesz przejść dalej w tym artykule. Dla wszystkich innych, którzy chcieliby się czegoś nauczyć, mamy wiele do omówienia, więc zacznijmy.
Sortowanie danych i korzystanie z filtrów
Gdy analizujesz i pracujesz w Arkuszach Google, zacznie się gromadzić coraz więcej treści. Wtedy zdolność organizacji informacji staje się o wiele ważniejsza. Arkusze Google umożliwiają reorganizację tych informacji poprzez sortowanie i stosowanie do nich filtrów. Możesz to zrobić zarówno alfabetycznie, jak i numerycznie, wybór należy do Ciebie. Możesz także zastosować filtr, aby zawęzić dane, a nawet ukryć wybrane fragmenty z widoku.
Sortowanie danych
Aby posortować dane:
- W przeglądarce (preferowana Google Chrome) otwórz arkusz kalkulacyjny w Arkuszach Google.
- Zaznacz komórkę lub komórki, które chcesz posortować.
- Możesz kliknąć lewym przyciskiem myszy pojedynczą komórkę, aby ją podświetlić. W przypadku wielu komórek kliknij lewą komórkę początkową. Przytrzymaj Shift, a następnie kliknij lewym przyciskiem myszy w komórce końcowej.
- Wiele komórek można również wybrać, klikając komórkę lewym przyciskiem myszy i przytrzymując klawisz Ctrl oraz klikając inną komórkę lewym przyciskiem myszy. Pomaga to, jeśli komórki, które chcesz posortować, nie są sekwencyjne.
- Aby zaznaczyć cały arkusz, kliknij lewy górny róg arkusza lub naciśnij jednocześnie Ctrl + A.
- Następnie kliknij kartę „Dane” i wybierz opcję Sortuj zakres… z opcji.
- W wyskakującym oknie, jeśli kolumny mają tytuły, zaznacz pole wyboru obok pola Dane ma wiersz nagłówka .
- Wybierz kolumnę, którą chcesz posortować, zmieniając „Sortuj według” na tę kolumnę. Następnie wybierz porządek sortowania, klikając albo radialny AZ dla malejącego, albo ZA dla rosnącego.
- Jeśli masz dodatkową regułę sortowania, którą chcesz zastosować, kliknij Dodaj kolejną kolumnę sortowania . Kolejność reguł określi sposób sortowania.
- Możesz kliknąć ikonę Kosza po prawej stronie reguły, aby ją usunąć.
- Zakończ, klikając przycisk Sortuj, a zakres zostanie posortowany zgodnie z twoimi regułami.
Filtrowanie danych
Dodanie filtrów do danych umożliwi ukrycie danych, których nie chcesz widzieć. Po wyłączeniu filtra nadal będziesz widzieć wszystkie swoje dane. Zarówno filtry, jak i widoki filtrów pomagają analizować zestawy danych w arkuszach kalkulacyjnych.
Filtry są preferowane, gdy:
- Każdy, kto uzyskuje dostęp do arkusza kalkulacyjnego, wyświetla określony filtr po otwarciu.
- Chcesz, aby widoczne dane pozostały posortowane po zastosowaniu filtra.
Natomiast widoki filtrów są bardziej przydatne, jeśli:
- Chcesz nazwać i zapisać wiele widoków.
- Wiele osób potrzebuje wielu arkuszy kalkulacyjnych. Filtry są włączane przez daną osobę, dzięki czemu mogą wyświetlać różne filtry w tym samym czasie, gdy ktoś inny może również korzystać z arkusza kalkulacyjnego.
- Ważne jest udostępnianie ludziom różnych filtrów. Różne linki widoku filtrów mogą być wysyłane do różnych osób, zapewniając każdemu pracującemu w arkuszu kalkulacyjnym najbardziej odpowiednie informacje charakterystyczne dla danej osoby.
Pamiętaj tylko, że filtry można importować i eksportować w razie potrzeby, a widoki filtrów nie.
Korzystanie z filtrów w arkuszu kalkulacyjnym Google
Po dodaniu filtra do arkusza kalkulacyjnego każdy, kto go przegląda, może również zobaczyć filtry. Oznacza to również, że każdy z uprawnieniami do edycji może zmienić filtr. Filtr to świetny sposób na tymczasowe ukrycie danych w arkuszu kalkulacyjnym.
Aby filtrować dane:
- W przeglądarce (preferowana Google Chrome) otwórz arkusz kalkulacyjny w Arkuszach Google.
- Wybierz zakres komórek, które chcesz filtrować, przy użyciu tych samych metod, które opisano szczegółowo w sekcji Sortowanie danych w artykule.
- Kliknij kartę „Dane”, a następnie wybierz Utwórz filtr . Spowoduje to umieszczenie ikony Filtr w pierwszej komórce wybranego zakresu. Wszystkie komórki w zakresie filtrów zostaną otoczone zieloną ramką.
- Kliknij ikonę Filtr, aby wyświetlić następujące opcje filtrów:
- Filtruj według warunków - wybierz z listy warunków lub napisz własne. Na przykład, jeśli komórka jest pusta, jeśli dane są mniejsze niż określona liczba lub jeśli tekst zawiera określoną literę lub frazę.
- Filtruj według wartości - odznacz wszystkie punkty danych, które chcesz ukryć, i kliknij OK. Jeśli chcesz wybrać wszystkie punkty danych, kliknij Wybierz wszystko . Możesz także odznaczyć wszystkie punkty danych, klikając Wyczyść.
- Szukaj - Wyszukaj punkty danych, wpisując w polu wyszukiwania. Na przykład wpisanie „J” spowoduje skrócenie listy do nazw zaczynających się na J.
- Aby wyłączyć filtr, kliknij ponownie kartę „Dane”, a następnie wybierz opcję Wyłącz filtr .
- Dane można sortować, gdy filtr jest włączony i włączony.
- Podczas sortowania sortowane będą tylko dane z filtrowanego zakresu.
Tworzenie widoku filtra
Aby utworzyć, zapisać lub usunąć widok filtra:
- W przeglądarce (preferowana Google Chrome) otwórz arkusz kalkulacyjny w Arkuszach Google.
- Kliknij kartę „Dane”, a następnie wybierz Filtruj widoki…, a następnie Utwórz nowy widok filtra .
- Widok filtra jest zapisywany automatycznie. Możesz teraz sortować i filtrować dowolne dane.
- Zamknij widok filtra, klikając „X” w prawym górnym rogu arkusza kalkulacyjnego.
- Kliknij ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu arkusza kalkulacyjnego, aby wybrać jedną z następujących opcji:
- Zmień nazwę - zmień tytuł widoku filtra.
- Zakres aktualizacji - nie jest to tak ważne, jak możesz to zrobić bezpośrednio w samym widoku filtra. Pozwala zmienić zakres komórek wybranych dla widoku filtra.
- Duplikat - Tworzy identyczną kopię do bieżącego widoku filtra.
- Usuń - Usuń widok filtra.
Arkusze Google: Sortowanie alfabetyczne na komputery
Aby posortować alfabetycznie zakres komórek na pulpicie:
- W przeglądarce (preferowana Google Chrome) otwórz arkusz kalkulacyjny w Arkuszach Google.
- Wybierz dane, które chcesz posortować po jednej kolumnie na raz. Jest to ważne, aby nie zmieniać kolejności innych części arkusza kalkulacyjnego, które mogą nie korelować z pożądanym zakresem.
- Podświetl górną komórkę w kolumnie danych aż do ostatniej komórki.
- Kliknij kartę „Dane”, a następnie wybierz jedną z następujących opcji:
- Sortuj zakres według kolumny, A → Z - Spowoduje to posortowanie wszystkich wybranych danych w zakresie w kolejności alfabetycznej bez zakłócania innych obszarów arkusza kalkulacyjnego.
- Sortuj arkusz według kolumny, A → Z - Dopasowuje wszystkie dane w arkuszu kalkulacyjnym alfabetycznie w stosunku do podświetlonego zakresu danych.
- W obu przypadkach należy teraz uporządkować dane w kolejności alfabetycznej.
- Jeśli uważasz, że popełniłeś błąd, możesz go łatwo naprawić, naciskając Ctrl + Z (Windows) lub ⌘ Command + Z (Mac), aby cofnąć ostatnie sortowanie danych.
Sortuj alfabetycznie dane automatycznie przy użyciu formuły
Chociaż poprzednie kroki można uznać za automatyczne, nadal wymaga się nieco ręcznego wprowadzania danych. Jest to całkowicie akceptowalne dla większości użytkowników arkuszy kalkulacyjnych, którzy nie chcą zbytnio obsługiwać formuł i funkcji.
Są jednak tacy, którzy wolą bardziej „w pełni automatyczne” podejście do sytuacji alfabetycznej. Być może wolisz, aby dane były sortowane automatycznie w kolumnie. Oznacza to, że za każdym razem, gdy w kolumnie są umieszczane nowe informacje, dane będą automatycznie aktualizowane alfabetycznie, bez zakłócania reszty arkusza kalkulacyjnego.
Aby automatycznie sortować dane kolumn alfabetycznie:
- W przeglądarce (preferowana Google Chrome) otwórz arkusz kalkulacyjny w Arkuszach Google.
- Podświetl komórkę, która wyświetli wyniki dla danych, które chcesz automatycznie alfabetycznie.
- Wewnątrz komórki wprowadź następującą formułę = sortuj (A2: B, 1, PRAWDA), a następnie naciśnij klawisz Enter .
- A2: B to pożądany zakres danych, który należy posortować. Dostosuj go zgodnie z własnymi potrzebami arkusza kalkulacyjnego.
- 1 oznacza numer kolumny, na podstawie którego posortowane dane będą oparte. Ponownie dostosuj go do potrzeb arkusza kalkulacyjnego.
- Dane w formule są automatycznie sortowane w porządku rosnącym. Aby posortować dane w kolejności malejącej, zmień PRAWDA na fałsz .
Wszelkie nowe lub edytowane dane wprowadzone do kolumny będą teraz sortowane automatycznie.
Arkusze Google: Sortowanie alfabetyczne na urządzeniu mobilnym
Aby posortować alfabetycznie zakres komórek na urządzeniu mobilnym:
- Uruchom aplikację Arkusze Google (Android / iOS) i zaloguj się przy użyciu swoich poświadczeń.
- Wybierz arkusz Google do edycji, dotykając arkusza kalkulacyjnego. Może być konieczne przewinięcie, aby je znaleźć, jeśli masz zapisanych wiele Arkuszy.
- Znajdź kolumnę z danymi, które chcesz alfabetycznie, i dotknij literę tej kolumny. Można go znaleźć na górze kolumny. Spowoduje to podświetlenie wszystkich danych kolumny.
- Stuknij literę jeszcze raz, aby wyświetlić małe menu.
- W menu naciskaj strzałkę „Więcej”, aż znajdziesz opcję Sortuj od A do Z.
- Jeśli używasz urządzenia mobilnego z Androidem, musisz stuknąć ikonę, która wygląda jak trzy pionowo (lub poziomo, w zależności od wersji) ułożone kropki. Przewiń w dół, aż znajdziesz opcję Sortuj od A do Z.
Po dotknięciu opcji Sortuj od A do Z dane w kolumnie zostaną uporządkowane alfabetycznie.
