BCCing to bardzo przydatna rzecz do śledzenia wiadomości e-mail. Jeśli wolisz mieć wiadomość e-mail wysłaną do skrzynki odbiorczej, zwykle w celu śledzenia, dodanie własnego adresu e-mail jako BCC jest właściwym wyborem. Jednak ludzie często przeoczają to podczas wysyłania ważnego e-maila, co powoduje, że zapominają o dalszych działaniach. Może to łatwo prowadzić do problemów w dalszej kolejności.
Na szczęście istnieje sposób na automatyczne BCC za każdym razem, gdy wysyłasz wiadomość e-mail, co jest niezawodnym sposobem upewnienia się, że będziesz śledzić każdą wiadomość e-mail. Jednak włączenie automatycznego samokontroli BCC nie jest tak proste. Polega na utworzeniu reguły w Outlooku.
Zarządzaj regułami i alertami
Auto BCC i CC to wielka rzecz w Outlooku. Aby to osiągnąć, musisz pobrać nowy dodatek do konta e-mail opartego na przeglądarce, ale program Microsoft Outlook umożliwia utworzenie reguły. Funkcja reguł znajduje się w opcji menu Zarządzaj regułami i alertami w górnej środkowej części ekranu, na karcie Narzędzia główne, pod ikoną Reguły .
Kliknij Zarządzaj regułami i alertami, a zobaczysz nowe okno, w którym możesz utworzyć nową regułę. Kliknij opcję Nowa reguła w lewym górnym rogu tego okna. Zobaczysz 3 kategorie: Bądź zorganizowany, Bądź na bieżąco i Zacznij od pustej reguły . Wybierz Zastosuj regułę do wiadomości, które wysyłam w kategorii Rozpocznij od pustej kategorii reguł .
Warunki
W oknie Kreatora reguł możesz wybrać, które e-maile będą wysyłane do Ciebie jako BCC. Na przykład, sprawdzając określone słowa w opcjach tematu, tworzysz regułę automatycznego BCC dla wiadomości e-mail z określonymi słowami, o których wspominasz.
Ponieważ jesteś tym, który wysyła wiadomość e-mail, możesz użyć tej sprytnej opcji, aby automatycznie sortować wiadomości e-mail. Możesz dodać słowo „Kontynuacja” do listy konkretnych słów i oznaczyć e-maile, które wymagają uzupełnienia tym słowem.
Istnieje również wiele innych interesujących warunków, które można ustawić dla wiadomości e-mail. Jeśli chcesz, aby wszystkie wysyłane wiadomości e-mail były przechowywane w skrzynce odbiorczej jako BCC, kliknij przycisk Dalej, nie zaznaczając żadnego z wymienionych pól.
Wyjątki
Wyjątki są zasadniczo przeciwieństwem niniejszych warunków. Jak zapewne zgadłeś, w tym miejscu nakreślasz sytuacje, w których nie chcesz się włączać jako BCC. Możesz pójść za tym samym przykładem z góry i użyć wyjątku, jeśli temat zawiera określone słowa, aby dodać wyjątek. W tym przykładzie możesz użyć polecenia „nie kontynuuj”, ale może to powodować bałagan, a nawet błąd, ponieważ kolejne słowa są już częścią twoich warunków.
Być może lepiej Ci będzie z wyjątkiem, jeśli zostanie wysłany do osób lub grupy publicznej, lub z wyjątkiem, jeśli jest przypisany do wyjątków dowolnej kategorii .
działania
Tutaj „programujesz” działania, których dotyczy ta reguła. To znaczy, tutaj wybierasz, co stanie się z wiadomościami e-mail, dla których ustawiłeś warunki. Chcesz mieć pewność, że wysłany przez Ciebie e-mail trafi do skrzynki odbiorczej, ale niestety nie istnieje tutaj bezpośrednia automatyzacja poleceń BCC. Nie oznacza to, że nie można naśladować BCC.
Przede wszystkim wybierz DW wiadomości do ludzi lub grupy publicznej w kroku Działania Kreatora reguł. Teraz kliknij osoby lub grupę publiczną i wprowadź swój adres e-mail. W ten sposób upewniasz się, że wysłany e-mail spełniający określone warunki trafi do skrzynki odbiorczej. Jeśli nie chcesz, aby Twój adres e-mail pojawiał się publicznie w wysyłanych wiadomościach e-mail, zaznacz opcję Przenieś kopię do określonego folderu w pierwszym kroku, kliknij link Określony folder i wybierz skrzynkę odbiorczą.
BCC w Twojej skrzynce odbiorczej
Dostosowanie własnej poczty do własnych potrzeb daje ogromną przewagę w pracy. Zapewni to dokładne uporządkowanie skrzynki odbiorczej, a dobra organizacja jest niezbędna w każdej branży. Oczywiście Kreator reguł programu Outlook ma więcej przypadków użycia niż tylko automatyczne konfigurowanie BCC. Konieczne jest jednak dokładne zaplanowanie i upewnienie się, że wyjątki i warunki nie pokrywają się i że obejmują odpowiednie typy wiadomości e-mail.
Dobrze wykonane automatyczne reguły BCC mogą bardzo pomóc w sortowaniu skrzynki odbiorczej. Jeśli jednak zrobisz to źle, możesz zalać swoją skrzynkę odbiorczą, tworząc i nawet większy problem niż ten, który postanowiłeś rozwiązać.
Czy korzystasz z automatycznego BCC w Outlooku? Jak to skonfigurowałeś? Z jakich wyjątków i warunków korzystasz i jakie inne reguły stworzyłeś?
