W środowisku pracy konieczne jest utrzymanie uporządkowanej skrzynki odbiorczej w celu utrzymania wydajności. Zaśmiecona skrzynka odbiorcza może okazać się dość bolesna, zwłaszcza gdy musisz przewijać góry starszych e-maili, których już nie potrzebujesz. Pewnego razu te starsze e-maile mogły mieć jakiś cel, ale od tego czasu stały się dodatkowymi przeszkodami w poszukiwaniu konkretnego e-maila.
Zobacz także nasz artykuł Jak utworzyć alias Gmaila
„Moja skrzynka odbiorcza to katastrofa. Mam e-maile sprzed ponad dwóch lat. Naprawdę muszę to zlokalizować. ”
Aby uniknąć nadmiernego zużycia czasu, nie polecam ręcznego usuwania wszystkich starszych e-maili. Zamiast tego, dzięki pomocy filtrów, będziesz mógł znacznie szybciej pozbyć się tych e-maili. Tworząc filtr, możesz usuwać stare wiadomości na podstawie określonych ram czasowych. Jedyny problem, jaki widzę przy użyciu filtrów, to to, że dotyczą one tylko nowo odebranych wiadomości. Możesz zastosować filtry w przyszłości, aby mieć pewność, że stos nie pojawi się po raz drugi, ale co z tymi e-mailami, które teraz wypełniają skrzynkę odbiorczą?
Automatyczne usuwanie tych starszych e-maili z Gmaila
Jest kilka rzeczy, na które warto zwrócić uwagę, jeśli chodzi o pozbycie się starszych, niepotrzebnych e-maili nękających skrzynkę odbiorczą Gmaila. Omówię, jak skonfigurować filtry, zastosować je do przyszłego użytku i jak pozbyć się wszystkich obecnych starych e-maili za pomocą dodatku Gmail, Email Studio.
Konfigurowanie filtrów
Po pierwsze, skonfigurujmy Twoje filtry .
Aby rozpocząć:
- Zaloguj się na swoje konto Gmail przy użyciu wymaganych poświadczeń.
- Znajdź ikonę koła zębatego / koła zębatego. To jest menu Ustawienia Gmaila i można je znaleźć w prawym górnym rogu okna. Kliknij tę ikonę, a następnie wybierz Ustawienia z menu rozwijanego.
- Kliknij kartę „Filtry”, a następnie kliknij Utwórz nowy filtr .
- W polu wprowadzania „Has the words” wpisz : starsze niż: x gdzie „x” oznacza przedział czasowy wiadomości, które chcesz usunąć. Będzie to liczba, po której nastąpi litera. Następne litery odnoszą się do ramy czasowej. Będziesz musiał używać „d” przez kilka dni, „w” przez tygodnie i „m” przez miesiące. Przykładem może być starsza niż: 3d, jeśli chcesz usunąć wiadomości e-mail starsze niż trzy dni.
- Następnie kliknij przycisk Utwórz filtr za pomocą tego przycisku wyszukiwania .
- Wypełnij pola oznaczone „Usuń” i „Zastosuj także filtr do”, zaznaczając je, klikając je.
- Na koniec kliknij Utwórz filtr, aby zobaczyć wszystkie starsze wiadomości e-mail, w oparciu o właśnie ustawioną datę, przenieś ze skrzynki odbiorczej do folderu kosza.
Po usunięciu wiadomości w Gmailu nie znikają one natychmiast z istnienia. Zamiast tego możesz je znaleźć w swoim folderze Kosz. Oznacza to, że te e-maile będą nadal wliczane do ogólnej pojemności danych. Aby pozbyć się ich w całości, możesz poczekać, aż Gmail automatycznie je usunie po 30 dniach lub usunąć je teraz samodzielnie. Aby wykonać to drugie, kliknij folder Kosz, a następnie kliknij łącze Opróżnij kosz teraz .
Filtruj w celu usunięcia w przyszłości (ponowna aplikacja)
Tytuł tego artykułu dotyczy automatycznego usuwania. Niestety filtrów nie można uruchomić automatycznie. Musisz wrócić i ponownie zastosować filtr do bieżącej skrzynki odbiorczej.
Aby ponownie zastosować filtr:
- Wróć do ustawień, klikając ikonę koła zębatego / koła zębatego w prawym górnym rogu okna Gmaila i wybierając Ustawienia z menu rozwijanego.
- Kliknij kartę „Filtry”.
- Ponieważ wcześniej utworzyłeś już filtr, możesz teraz kliknąć Edytuj, który znajduje się obok tego filtra. Jeśli wcześniej utworzyłeś wiele filtrów, możesz łatwo znaleźć ten, który chcesz, ponieważ zostaną wyświetlone kryteria dla każdego filtra.
- Kliknij Kontynuuj w sekcji, która pojawi się wraz z Twoimi kryteriami wyszukiwania. Będzie to ekran podobny do tego, który pojawił się po skonfigurowaniu oryginalnego filtra.
- Ponownie zastosuj znacznik wyboru do pola obok „Zastosuj także filtr do”.
- Tym razem, aby aktywować filtr, kliknij Aktualizuj filtr . Wszystkie starsze wiadomości e-mail ustawione w określonym przedziale czasowym zostaną teraz przeniesione do folderu Kosz .
Email Studio
Program Email Studio ma ciekawą funkcję, która automatycznie usuwa wszystkie starsze wiadomości e-mail od określonego nadawcy lub wiadomości znajdujące się w określonym folderze. Wbudowana funkcja automatycznego czyszczenia pomoże utrzymać lepszą skrzynkę pocztową Gmaila, zapewniając bardziej wydajne środowisko pracy.
Dzięki Email Studio możesz archiwizować i stosować „Oznacz jako przeczytane” do wszystkich wiadomości e-mail znajdujących się w skrzynce odbiorczej, które były tam od ponad trzech miesięcy. Pozwala także na trwałe usunięcie wszystkich wiadomości e-mail z folderów Kosz i Spam automatycznie po dwóch dniach. Dodatkową zaletą funkcji automatycznego usuwania jest funkcja rezygnacji z subskrypcji, która może pomóc w łatwym usunięciu adresu e-mail z dowolnej irytującej listy mailingowej biuletynu. Jest też wiele innych dodatków, ale wydaje mi się, że wspomniani już podkreślają dokładnie to, czego potrzebujemy do tego artykułu.
Pakiet podstawowy jest darmowy, ale w celu maksymalnego wykorzystania produktu, wersja premium jest oferowana w cenie 29 USD rocznie. Uaktualnienie pozwoli ci utworzyć wiele zestawów reguł czyszczenia i zawiera harmonogram e-mail, forwarder i automatyczną odpowiedź.
Skonfiguruj i włącz automatyczne czyszczenie w Gmailu
Oczywiście pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to pobrać i zainstalować dodatek Email Studio. Po osiągnięciu tego, po otwarciu dowolnej wiadomości e-mail Gmaila będzie można zobaczyć ikonę Email Studio na prawym pasku bocznym.
Aby go użyć:
- Otwórz dodatek Email Studio i zaloguj się przy użyciu konta Gmail.
- Zobaczysz listę opcji. Z tych opcji wybierz narzędzie „Oczyszczanie poczty e-mail”.
- Następnie kliknij Dodaj nową regułę, aby skonfigurować regułę (coś w rodzaju tego, co zrobiłeś z filtrami ).
- Konfigurowanie reguły składa się z dwóch części - musisz określić warunek, a następnie akcję. Pomyśl „przyczyna i skutek”. Akcja zostanie uruchomiona po spełnieniu określonego warunku.
- Aby ustawić warunek, będziesz mógł korzystać z zaawansowanych parametrów wyszukiwania w Gmailu, takich jak nowsza wersja lub ma: załącznik lub większą wersję . Skorzystaj z nich, aby znaleźć dokładne dopasowanie do wiadomości e-mail Gmaila, które chcesz zarchiwizować, wysłać do Kosza lub przenieść do innego folderu.
- Po utworzeniu reguły kliknij przycisk Zapisz . Email Studio będzie teraz działało w tle, wykonując sprawdzanie przebiegu co godzinę, wykonując określone działanie, gdy e-mail spełni warunki z nim związane. Nie będziesz musiał nic robić ręcznie.
