Folder Elementy usunięte programu Outlook jest podobny do funkcji Zarchiwizowanych wiadomości Gmaila. Gdy usuniesz wiadomość w Outlooku, trafi ona do tego folderu i pozostanie tam, dopóki go nie usuniesz. Zasadniczo wykonuje zadania Kosza, tylko w aplikacji MS Outlook. Jednak folder usuniętych wiadomości może być zaśmiecony w pewnym momencie, powodując opóźnienie i spowolnienie programu Outlook.
Chociaż nie wszyscy korzystają z Gmaila, istnieje powód, dla którego Microsoft umożliwia zalogowanie się na konto Gmail za pośrednictwem aplikacji Outlook - Gmail jest po prostu niezwykle popularny. Widząc, jak Gmail korzysta z opcji Zarchiwizowane wiadomości, na początek nie ma powodu, aby przechowywać usunięte wiadomości również w Outlooku. Na szczęście możesz skonfigurować aplikację, aby automatycznie pozbywała się wszystkich usuniętych wiadomości e-mail.
Ręczne usuwanie wiadomości e-mail
Jeśli chcesz po prostu pozbyć się wiadomości e-mail przechowywanych w folderze Elementy usunięte, możesz to zrobić stosunkowo łatwo. Jest to najlepszy sposób postępowania dla tych, którzy wolą pozostać po bezpiecznej stronie i przechowują skasowaną pocztę na czeku tygodniowym lub miesięcznym.
Aby ręcznie usunąć „usunięte” wiadomości e-mail, przejdź do folderu Elementy usunięte i usuń je tak, jak każdą inną pocztę. Pamiętaj, że spowoduje to trwałe usunięcie wybranych e-maili i że nie będziesz w stanie ich później odzyskać. Jeśli nie możesz znaleźć folderu Elementy usunięte, poszukaj folderu Kosz.
Automatyczne opróżnianie kosza
Jeśli chcesz, aby program Outlook opróżniał folder Kosz za każdym razem, gdy wychodzisz z aplikacji, możesz włączyć tę opcję i nigdy nie będziesz musiał się martwić o przeciążenie swojego folderu Kosz, no cóż, koszem. Pamiętaj jednak, że nie jest to coś, co chcesz zrobić, jeśli otrzymasz wiele ważnych wiadomości e-mail. Jeśli nie masz pewności, najlepiej zastosować ręczne usuwanie.
Jeśli masz pewność, że chcesz włączyć tę opcję, otwórz program Outlook i zaloguj się (nawet jeśli używasz do tego Gmaila). Po uzyskaniu dostępu do konta wybierz kartę Plik i przejdź do Opcje . W wyświetlonym oknie dialogowym Opcje programu Outlook przejdź do sekcji Zaawansowane . Gdy tam będziesz, znajdź sekcję Początek i koniec programu Outlook i zaznacz pole wyboru obok opcji Opróżnij foldery usuniętych elementów podczas wychodzenia z programu Outlook . Spowoduje to usunięcie całej poczty z dowolnego folderu oznaczonego jako Elementy usunięte po wyjściu z programu Outlook.
Outlook Online
Niestety ta opcja nie jest dostępna w programie Outlook Online z jakiegoś powodu - ile razy przypadkowo zamknąłeś kartę w przeglądarce? Prawdopodobnie zdarzyło Ci się to więcej niż jeden raz i nie chcesz stracić poczty, do której chcesz wrócić w ten sposób.
Aby usunąć Kosz w Outlook Online, zaloguj się do konta Outlook i znajdź folder Elementy usunięte . Kliknij go prawym przyciskiem myszy i wybierz Opróżnij kosz . Spowoduje to usunięcie wszystkich śmieci z programu Outlook.
Inaczej
Istnieją inne sposoby organizowania wiadomości e-mail bez ryzyka usunięcia ważnych wpisów w programie Outlook. Następnie możesz zaplanować cotygodniowe lub miesięczne porządki i opróżnić folder Elementy usunięte.
Innym świetnym pomysłem jest uruchomienie programu Outlook w folderze Kosz, abyś mógł śledzić usunięte e-maile z poprzedniego dnia roboczego i odpowiednio wyczyścić. Aby to zrobić, wybierz zakładkę Plik przejdź do Opcje ¸ przejdź do Zaawansowane i we wspomnianej powyżej sekcji Rozpocznij i zamknij program Outlook zmień opcję Uruchom program Outlook w tym folderze: na wszystko, co wykorzystasz jako folder Elementy usunięte. Dzięki temu będziesz zawsze sprawdzać wiadomości e-mail i utrzymywać uporządkowaną skrzynkę odbiorczą.
Bycie ostrożnym
Najważniejszą częścią utrzymywania uporządkowanej skrzynki odbiorczej programu Outlook jest ostrożność , szczególnie jeśli używasz jej w celach biznesowych. Jeśli masz pewność, że chcesz automatycznie opróżnić kosz w programie Outlook, postępuj zgodnie z samouczkiem z góry. Jeśli jednak jesteś ostrożny, skorzystaj z innego sposobu uporządkowania skrzynki odbiorczej.
Jak organizujesz swoją pocztę? Czy użyłbyś opcji automatycznego opróżniania kosza w swoim Outlooku? Podziel się swoimi pomysłami i przemyśleniami w komentarzach poniżej.
