Śledzenie numerów faktur może być bardzo ważne. Wszystkie numery faktur są następujące po sobie, więc próba ich ręcznego wprowadzenia może powodować błąd ludzki, co daje mniej niż optymalne wyniki. Nie zawsze łatwo jest zapamiętać kolejny numer w sekwencji, zwłaszcza gdy liczby zaczynają się zwiększać. Zapominając o poprzednim numerze, możesz skończyć z odrobiną nakładania się na arkusz kalkulacyjny Excel, co może spowodować spustoszenie w dalszej linii.
Zobacz także nasz artykuł Jak usunąć wszystkie puste kolumny w programie Microsoft Excel
Już dość trudno jest zapamiętać, gdzie zostawiłeś klucze lub wyjąć coś z zamrażarki na obiad, nie potrzebujesz jeszcze wystarczającej ilości pamięci. Zamiast tego najlepszym rozwiązaniem może być automatyczne generowanie numerów faktur przez program Excel.
„To byłoby niezwykle pomocne. Więc co muszę zrobić?
O ile mi wiadomo, istnieją dwie metody generowania numerów faktur automatycznie w programie Excel. W tym artykule wyjaśnimy oba z nich, aby uniknąć nakładania się faktur i nie trzeba już niepokoić się o kolejny numer.
Automatyczne generowanie faktur dla programu Excel
Jak wspomniano, istnieją dwa sposoby automatycznego dodawania numerów faktur do arkusza kalkulacyjnego lub skoroszytu programu Excel. Pierwszy polega na użyciu formuły w języku VBA (Visual Basic for Applications) w celu wygenerowania numerów faktur dla jednego skoroszytu. Drugim sposobem jest użycie Kutools dla programu Excel's Wstawianie numerów sekwencji. Ta opcja umożliwia generowanie numerów faktur w wielu arkuszach kalkulacyjnych i skoroszytach.
Metoda 1: Automatyczny generator faktur za pomocą Visual Basic for Applications
Aby rozpocząć:
Możesz utworzyć nowy skoroszyt lub otworzyć istniejący skoroszyt, którego chcesz użyć do automatycznego generowania numerów faktur.
Znajdź i podświetl pustą komórkę (kliknij ją lewym przyciskiem myszy) i wprowadź pierwszy numer, który będzie używany jako numer początkowy dla wszystkich numerów faktur w przyszłości. Jako punkt początkowy możesz wybrać coś takiego jak 00000 lub 10000. W naszym przykładzie użyjemy 00000 i zostanie on umieszczony w komórce C3.
Naciśnij klawisze Alt + F11, aby otworzyć okno dialogowe Microsoft Visual Basic for Applications. Rozwiń swój bieżący skoroszyt (VBAProject, może być wyświetlany jako Książka 1, jeśli jest nowy) i kliknij dwukrotnie ten skoroszyt .
Możesz wpisać następujący kod lub po prostu skopiować i wkleić (podświetl kod i naciśnij Ctrl + C, a następnie kliknij okno lewym przyciskiem myszy i naciśnij Ctrl + V ) kod w oknie otwierającym.
VBA: Generator numerów głosowych
| 1 2) 3) | Prywatny poddział skoroszytu_Open () Zakres („C3”) Wartość = Zakres („C3”) Wartość + 1 Napis końcowy |
„C3” będzie komórką, w której wprowadzono numer początkowej faktury. Pamiętaj, aby zmienić go w kodzie przed wklejeniem go do okna.
Poniższe formuły poniżej umożliwią weryfikację numerów faktur. Mogą być nieco trudne do zapamiętania od ręki, ale zawsze możesz zapisać je jako wpis Autotekstu, jeśli będziesz chciał użyć ich później w dowolnym momencie.
| Nie. | Formuła | Numery faktur |
| 1 | = „Nazwa firmy” i TEKST (DZISIAJ (), „yymmdd”) i C3 | Nazwa firmy14120910000 |
| 2) | = „Nazwa firmy” i TEKST (DZISIAJ (), „0 ″) i C3 | Nazwa firmy4198210000 |
| 3) | = „Nazwa firmy” i TEKST (TERAZ (), „MMDDHHMMSS”) i C3 | Nazwa firmy120909581910000 |
| 4 | = „Nazwa firmy” i TEKST (TERAZ (), „0 ″) i C3 | Nazwa firmy4198210000 |
| 5 | = „Nazwa firmy” i RANDBETWEEN (100000, 999999) i C3 | Nazwa firmy44868510000 |
Pamiętaj, że C3 we wzorze jest komórką, w której umieściłeś numer początkowej faktury. „CompanyName” jest zarezerwowane dla tekstu, który ma być wyświetlany na numerach faktur. Zmień to, co ci odpowiada.
Będziesz chciał umieścić formułę w komórce w celu automatycznego generowania faktury. To nie jest ta sama komórka, w której znajduje się początkowy numer faktury, ale określona komórka dla wyników. Po zmodyfikowaniu formuły pod kątem Twoich potrzeb możesz skopiować i wkleić ją do komórki i nacisnąć klawisz Enter, aby otrzymać numer faktury.
Po zakończeniu pamiętaj o zapisaniu bieżącego skoroszytu. Aby to zrobić, kliknij Plik, a następnie Zapisz (lub Zapisz jako, jeśli zapisujesz nowy lub pod inną nazwą). Wprowadź nazwę skoroszytu i upewnij się, że pole Zapisz jako typ jest ustawione na Skoroszyt programu Excel z włączoną obsługą makr (* .xlsm). Wybierz, gdzie ma zostać zapisany, a następnie po prostu naciśnij przycisk Zapisz .
Każdorazowo po otwarciu skoroszytu Generatora liczb faktur numer faktury będzie o jeden większy niż ostatni raz. Pamiętaj, aby zapisać skoroszyt przed zamknięciem go za każdym razem, w przeciwnym razie praca zostanie utracona.
Metoda 2: Dodaj numer faktury za pomocą Kutools dla programu Excel
Ci z was, którzy potrzebują sposobu na generowanie numerów faktur dla wielu skoroszytów, znajdą te potrzeby zaspokojone podczas korzystania z Kutools. Pierwsza opisana metoda jest przeznaczona tylko dla jednego arkusza kalkulacyjnego lub skoroszytu i ma niefortunną możliwość nakładania się, gdy zapomnisz zapisać. Kutools dla programu Excel zapewnia rozwiązanie obu tych problemów i nie tylko.
Aby rozpocząć:
Tak jak poprzednio, podświetl i wybierz komórkę dla numeru faktury. Następnie musisz kliknąć Kutools, a następnie Wstaw, a na końcu Wstaw numer sekwencji .
Kiedy pojawi się okno dialogowe Wstaw numer sekwencji, kliknij przycisk Nowy . Spowoduje to wyświetlenie okna edycji numeru sekwencji:
- Wprowadź nazwę w polu Nazwa sekwencji, aby nadać tytuł nowej sekwencji numerów faktur.
- W polu Przyrostek wpisz 1 .
- Wpisz nazwę firmy lub inny tekst, który chcesz zobaczyć na początku wyników numeru faktury, w polu Prefiks (opcjonalnie) .
- Numer początkowy dla wszystkich przyszłych numerów faktur można wpisać w polu Numer początkowy. Liczba może być dowolna, ale najlepiej byłoby zachować prostotę. Wystarczy 00000 lub 10000. Jeśli wolisz, aby liczby były małe, zamiast tego możesz użyć tylko jednej cyfry, takiej jak 0 lub 1.
- Możesz określić liczbę cyfr, które będą mieć numery na fakturze, wprowadzając liczbę w polu Liczba cyfr. Nie możesz pomylić się z 5 lub 6.
- Zakończ proces, klikając przycisk Dodaj .
Gdy nowo utworzona sekwencja pozostanie zaznaczona, kliknij opcję Wypełnij zakres, a następnie naciśnij przycisk Zamknij, aby wyjść. Teraz, niezależnie od tego, w którym skoroszycie używasz funkcji Wstaw numer sekwencji, numer faktury zostanie automatycznie wygenerowany z każdym numerem większym niż ostatni.
