Jak automatycznie dołączyć podpis do wiadomości e-mail programu Outlook

Dodanie podpisu do wiadomości e-mail daje jej odrobinę profesjonalizmu. Wrzucenie logo i danych kontaktowych stanowi promocję marki w stosunku do ponurej korespondencji. Zapewnia to tym, którzy chcą się z tobą skontaktować w inny sposób. Tworzenie i używanie podpisu w Microsoft Outlook jest dość prostym zadaniem. Możesz nawet utworzyć wiele spersonalizowanych podpisów, aby przełączyć się na kaprys w zależności od grupy docelowej.

Jednak Outlook dołącza podpis tylko do nowo wysłanych lub przesłanych wiadomości e-mail. Wiadomości e-mail wysłane przed utworzeniem podpisu nadal będą nieobecne. Aby dodać podpis do starszych wiadomości, musisz przejść do ustawień programu Outlook i zmienić kilka rzeczy.

Twój podpis może zawierać tekst, obrazy, elektroniczną wizytówkę, logo, a nawet obraz odręcznego podpisu. Możesz skonfigurować program Outlook tak, aby podpisy były automatycznie dodawane do wszystkich wiadomości wychodzących lub utworzyć swój podpis i dodawać go do wiadomości indywidualnie dla każdego przypadku.

Dodawanie podpisu do korespondencji w programie Outlook

Kroki tworzenia wiadomości e-mail z podpisem będą zależeć od używanej wersji programu Outlook. Istnieje proces dla osób korzystających ze starszych wersji oprogramowania (2007 - 2010) i jeden dla nowszych wersji (2010+), a także dla użytkowników Microsoft Office 365.

Zacznijmy od najnowszych wersji.

Wersje programu Outlook 2010+, w tym program Outlook dla 365

Aby utworzyć nowy podpis dla wiadomości e-mail programu Outlook:

1. Kliknij, aby utworzyć nowy e-mail.
2. Kliknij Podpis, a następnie Podpisy na karcie „Wiadomość”.
   • W zależności od wielkości okna programu Outlook i tego, czy tworzysz nową wiadomość e-mail, odpowiedź, czy przekazujesz dalej, karta „Wiadomość” i przycisk Podpis mogą znajdować się w dwóch różnych lokalizacjach. Jednak do przycisku Podpis zwykle dołącza się Dołącz plik i Dołącz element w sekcji „Dołącz” w menu „Wiadomość”.
3. Na karcie „Podpis e-mail”, tuż pod polem „Wybierz podpis do edycji”, wybierz Nowy i dodaj nazwę nowego podpisu w oknie dialogowym „Nowy podpis”.
4. Tuż poniżej „Edytuj podpis” utwórz podpis w udostępnionym obszarze.
   • Okno umożliwia zmianę czcionek, kolorów i rozmiarów czcionek, a także wyrównanie tekstu.
   • Aby dodać linki i obrazy do podpisu e-mail, zmienić czcionki i kolory oraz uzasadnić tekst, możesz to zrobić, korzystając z mini paska formatowania w sekcji „Edytuj podpis”.
   • Możesz nawet utworzyć bardziej solidny podpis z punktorami, tabelami lub ramkami, używając programu Microsoft Word do formatowania tekstu. Następnie przenieś go za pomocą prostej kopii ( Ctrl + C ) i wklej ( Ctrl + V ) na podpisie w polu „Edytuj podpis”.
   • Możesz również dodać ikony mediów społecznościowych i linki do swojego podpisu, które później dotknę.
5. Gdy podpis będzie taki, jak chcesz, w „Wybierz podpis domyślny” ustaw następujące opcje:
   • Wybierz konto e-mail, z którym chcesz powiązać swój podpis, korzystając z menu rozwijanego „Konto e-mail”. Możesz mieć różne podpisy dla każdego konta e-mail używanego w programie Outlook.
   • Aby podpis był automatycznie dodawany do wszystkich przyszłych wiadomości, kliknij menu „Nowe wiadomości” i wybierz podpis. Jeśli nie chcesz, aby domyślnie był ustawiony jako automatyczny, wybierz (brak) . Dzięki temu każda nowa wiadomość, którą wyślesz, nie będzie miała żadnego podpisu, w tym wiadomości przesłanych dalej i na które odpowiedziałeś.
   • Aby podpis pojawił się w wiadomościach, na które odpowiadasz i przekazujesz dalej, kliknij menu rozwijane „Odpowiedzi / przekazywanie dalej” i wybierz podpis. Spowoduje to automatyczne dodanie tego podpisu za każdym razem, gdy odpowiesz lub prześlesz wiadomość e-mail. Aby nie mieć tego zestawu, wybierz zamiast tego (brak) .
6. Po zakończeniu kliknij przycisk OK, aby wrócić, aby zapisać swój podpis i powrócić do nowej wiadomości.
   • Należy pamiętać, że bieżąca wiadomość, w której utworzono podpis, nie będzie miała podpisu na miejscu. Z jakiegoś powodu podpis pojawi się tylko w kolejnych wiadomościach. Musisz dodać podpis ręcznie, jeśli nie możesz się doczekać, aby go użyć.

Ręczne wstawianie podpisu

W przypadku nowej wiadomości rozpoczętej w celu utworzenia podpisu lub osób, które nie chcą automatycznie ustawiać podpisu, nadal można wstawić podpis ręcznie.

Aby to zrobić:

1. Po otwarciu wiadomości e-mail kliknij kartę „Wiadomość” i wybierz Podpis .
2. Spowoduje to otwarcie wysuwanego menu wyświetlającego wszystkie zapisane podpisy, które utworzyłeś. Wybierz podpis, którego chcesz użyć, z opcji, klikając go. Pojawi się teraz w bieżącej wiadomości.

Dodawanie logo lub obrazu do podpisu

Marki zazwyczaj wymagają logo. Aby dodać do podpisu obraz taki jak logo lub ikonę mediów społecznościowych:

1. Otwórz nową wiadomość e-mail i kliknij kartę „Wiadomość”.
2. Kliknij Podpis, a następnie Podpisy .
3. Wybierz podpis, do którego chcesz dodać logo lub obraz, zaznaczając go w polu „Wybierz podpis do edycji”.
4. Kliknij ikonę Dodaj obraz, znajdź obraz, który chcesz dodać z plików na komputerze, a następnie wybierz Wstaw .
   • Możesz zmienić rozmiar obrazu lub logo, klikając obraz prawym przyciskiem myszy i wybierając Obraz z opcji menu. Kliknij kartę „Rozmiar” i skorzystaj z podanych opcji, aby zmienić rozmiar obrazu zgodnie ze specyfikacjami.
   • Zaznacz pole „Zablokuj proporcje”, aby zachować proporcje obrazu.
5. Po zmianie rozmiaru obrazu i przygotowaniu do pracy kliknij przycisk OK .
6. Kontynuuj, klikając ponownie przycisk OK, aby zapisać wszystkie zmiany, które właśnie wprowadziłeś w swoim podpisie.

Wersje Microsoft Outlook 2007 - 2010

Aby utworzyć nowy podpis przy użyciu starszej wersji programu Microsoft Outlook:

1. Wybierz, aby utworzyć nową wiadomość.
2. Kliknij kartę „Wiadomość” i wybierz Podpis w sekcji „Dołącz”.
3. Kliknij podpisy, gdy się pojawi.
4. Na karcie „Podpis e-mail” kliknij Nowy .
5. Wpisz nazwę swojego podpisu, a następnie kliknij przycisk OK .
6. Wpisz tekst, który chcesz dołączyć do podpisu, w polu „Edytuj podpis”.
   • Możesz sformatować tekst, podświetlając tekst, który chcesz edytować, a następnie używając przycisków stylu i formatowania dla żądanych opcji.
   • Dodając dodatkowe elementy, takie jak obrazy, hiperłącza i wizytówki elektroniczne, kliknij miejsce, w którym element ma się pojawiać, i:
     • e-Wizytówka - Kliknij przycisk Wizytówka, a następnie kliknij jeden z kontaktów na liście „Zapisano jako”. Kliknij przycisk OK .
     • Hiperłącze - kliknij ikonę hiperłącza i wpisz (lub wklej) adres URL, do którego link połączy tekst. Kliknij przycisk OK .
     • Obraz / obraz - kliknij ikonę Obraz, znajdź obraz, który chcesz przesłać do podpisu, wybierz go, a następnie kliknij przycisk OK .
7. Po zakończeniu edycji kliknij OK, aby zakończyć tworzenie podpisu.
   • Wiadomość e-mail, którą aktualnie masz w celu utworzenia podpisu, nie będzie automatycznie dodawana do podpisu. Musisz to zrobić ręcznie.

Dodawanie podpisu do wiadomości e-mail

Podpisy można dodawać automatycznie lub ręcznie do wszystkich wiadomości wychodzących, odpowiedzi i przesyłanych dalej. Tylko jeden podpis może być użyty w wysłanej wiadomości e-mail, więc jeśli zdecydujesz się ustawić jeden automatycznie, najlepiej byłoby, gdyby podpis był skierowany do szerszego grona odbiorców.

Aby automatycznie wstawić podpis do wiadomości e-mail:

1. Utwórz nowy e-mail.
2. Przejdź do zakładki „Wiadomość” i kliknij Podpis znajdujący się w sekcji Dołącz.
3. Kliknij podpisy, gdy się pojawi.
4. Znajdź „Wybierz podpis domyślny”, kliknij menu rozwijane „Lista kont e-mail”, wybierz konto e-mail, z którym chcesz powiązać podpis.
5. Wybierz podpis, który chcesz dołączyć, wybierając go z listy „Nowe wiadomości”.
   • Aby przesłać dalej i odpowiedzi, aby dodać podpis, wybierz podpis z listy rozwijanej „Odpowiedzi / przekazywanie”. Kliknij (brak), jeśli wolisz, aby podpis nie zawierał odpowiedzi i przekazywał wiadomości e-mail.
6. Kliknij przycisk OK, aby zapisać ustawienia podpisu.

Aby ręcznie dodać podpis do wiadomości e-mail:

1. Utwórz nową wiadomość e-mail.
2. Kliknij kartę „Wiadomość”.
3. Kliknij na podpis znajdujący się w sekcji „Dołącz”.
4. Wybierz podpis, który chcesz wstawić, klikając go bezpośrednio.

Podpis pojawi się teraz w wiadomości wychodzącej. Jeśli wybrałeś niepoprawnie lub po prostu chcesz usunąć dodany podpis, podświetl podpis w wiadomości i kliknij Usuń (lub Backspace ) na klawiaturze.

Korzystanie z konta Microsoft Office 365 z Outlook.com

Jeśli korzystasz z programu Outlook w sieci z kontem Microsoft Office 365, musisz utworzyć podpis w obu produktach.

Aby utworzyć i używać podpisów e-mail w programie Outlook w Internecie:

1. Zaloguj się do konta Outlook.com i otwórz Ustawienia, klikając ikonę koła zębatego u góry strony.
2. Kliknij Poczta, a następnie Utwórz i odpowiedz .
3. Wpisz swój podpis w obszarze podpisu e-mail.
   • Możesz użyć podanych opcji formatowania, aby zmienić wygląd swojego podpisu według własnych upodobań.
   • Możesz mieć tylko jeden podpis na konto.
   • Aby podpis pojawiał się automatycznie domyślnie dla wszystkich przyszłych wiadomości, zaznacz pole wyboru w polu „Automatycznie dołączaj mój podpis do nowych wiadomości, które tworzę”. Dzięki temu wszystkie przyszłe wiadomości e-mail mają podpis na dole.
   • Przekazywanie i odpowiedzi będą wymagały zaznaczenia w polu „Automatycznie dołączaj mój podpis do wiadomości, które przekazuję lub odpowiadam”.
   • Nie zaznaczając żadnej z tych opcji, musisz ręcznie dodać swój podpis do każdej tworzonej wiadomości e-mail w przyszłości.
4. Po zakończeniu edycji kliknij Zapisz .

Aby ręcznie dodać podpis:

1. W skrzynce pocztowej wybierz Nowa wiadomość.
2. Skomponuj wiadomość w całości i kliknij ikonę potrójnej kropki.
3. Stąd wybierz Wstaw podpis .
4. Gdy wiadomość będzie gotowa do wyjścia, kliknij przycisk Wyślij .