Któregoś dnia zadano mi pytanie, kiedy pokazuję komuś, jak korzystać z Gmaila, i to nie był pierwszy raz, gdy go usłyszałem. Pytanie brzmiało: „Jak utworzyć kopie wersji roboczych w Gmailu, aby odpowiadanie klientom nie trwało tak długo”? Gdy próbuję regularnie odpowiadać na pytania tutaj na TechJunkie, pomyślałem, że to był główny kandydat.
Zobacz także nasz artykuł Jak zamówić Gmaila według rozmiaru
Pytanie, które tak naprawdę dotyczy, dotyczy bardziej szablonów wiadomości e-mail niż zapisywania kopii wersji roboczej. Pokazałem komuś, jak skonfigurować autorespondery i etykiety dla nowego firmowego e-maila. Chcieli, aby niektóre e-maile z podstawowymi wiadomościami wysyłały do klientów, aby utrzymywali je w pętli bez bycia przez administratora przez cały dzień. Odpowiedzią jest utworzenie szablonów wiadomości e-mail.
Możesz utworzyć ich kopie i zachować je jako wersje robocze, jeśli wolisz, ale możesz zrobić znacznie więcej za pomocą szablonów.
Szablony wiadomości
Szablony wiadomości e-mail to oszczędność dla wszystkich właścicieli małych firm lub tych, którzy mówią te same rzeczy w tych samych rodzajach wiadomości e-mail. Korzystam z nich, odkąd otworzyłem własne firmy, dzięki czemu zaoszczędziłem setki godzin na przestrzeni lat.
Szablony e-mail mogą również sprawić, że będziesz wyglądać bardziej profesjonalnie. Możesz odpowiedzieć szybciej, a proste „Dziękujemy za wiadomość e-mail, jeden z naszych pracowników skontaktuje się z Tobą bezpośrednio w ciągu 24 godzin”, dzięki czemu klient poczuje się doceniony. Biorąc pod uwagę, jak łatwo to zrobić, bardzo polecam ich użycie.
Jak utworzyć szablony e-mail w Gmailu?
Szablony połączeń Gmaila Canned Odpowiedzi i musisz włączyć tę funkcję, zanim będziesz mógł z nich korzystać. Po zakończeniu możesz utworzyć dowolną liczbę szablonów wiadomości e-mail.
- Otwórz Gmaila i zaloguj się.
- Wybierz ikonę menu koła zębatego w lewym górnym rogu i wybierz Ustawienia.
- Wybierz kartę Labs.
- Przełącz Puszki odpowiedzi (szablony), aby włączyć.
- Wybierz Zapisz zmiany u dołu strony.
Teraz funkcja jest włączona, możemy zacząć tworzyć szablony. Robisz to ze skrzynki odbiorczej w Gmailu, więc tam właśnie idziemy dalej.
- Wybierz opcję Utwórz wiadomość e-mail ze skrzynki odbiorczej.
- Utwórz wiadomość e-mail, którą chcesz utworzyć, jak zwykle.
- Wybierz szarą strzałkę w dół w prawym dolnym rogu okna wiadomości e-mail.
- Wybierz Odpowiedzi w puszkach i Nowa odpowiedź w puszce.
- Nadaj mu sensowną nazwę i wybierz OK, aby zapisać.
Po zapisaniu odpowiedzi w puszce możesz bezpiecznie usunąć wersję roboczą.
Przygotowując odpowiedź z puszki, musisz zrównoważyć osobisty kontakt z na tyle ogólną, że nikogo nie urazisz. Oznacza to albo pozostawienie wiadomości e-mail z nazwiskami i datami i zastąpienie ich skalami czasowymi. Lub możesz dodać te osobiste akcenty ręcznie przed wysłaniem. To drugie jest lepsze, ponieważ osobisty dotyk tworzy relację, na której można budować. Nie zawsze jest to jednak możliwe, więc musisz skorzystać z własnego osądu.
Za pomocą szablonu wiadomości e-mail
Po utworzeniu szablonu wiadomości e-mail lub odpowiedzi w postaci gotowej nadszedł czas, aby go użyć. Po otrzymaniu pierwszej okazji do korzystania z szablonu wykonaj następujące czynności:
- Wybierz Odpowiedz z wiadomości e-mail, na którą chcesz odpowiedzieć.
- Wybierz szarą strzałkę w dół w prawym dolnym rogu ekranu.
- Wybierz Odpowiedzi w puszkach i wybierz utworzoną odpowiedź.
- Dodaj spersonalizowane dane, aby dostosować e-mail.
- Wysłać.
Możesz zrobić to samo, używając opcji Utwórz i tworząc nową wiadomość e-mail, ale metodę odpowiedzi znajduję znacznie szybciej.
Używanie odpowiedzi z puszki jako autorespondera e-mail
Idąc dalej o krok od szablonu wiadomości e-mail, możesz skonfigurować odpowiedź z puszki jako automatyczną odpowiedź na przychodzącą wiadomość e-mail. Będziesz musiał utrzymywać ogólną odpowiedź w puszce, ale jest to świetny sposób na potwierdzanie zamówień lub zapytań i budowanie dobrych relacji z klientem.
- Otwórz Ustawienia w Gmailu i wybierz kartę Filtry.
- Wybierz link Utwórz nowy filtr tekstowy.
- Utwórz kryteria, aby uruchomić filtr. Prawdopodobnie będzie to dla Ciebie wyjątkowe, więc wybierz coś, co działa.
- Wybierz Utwórz filtr za pomocą tego wyszukiwania w prawym dolnym rogu okna.
- Wybierz opcję Wyślij odpowiedź w puszce i odpowiedź, której chcesz użyć.
- Wybierz Utwórz filtr.
Teraz, gdy kryteria filtru zostaną spełnione, Gmail automatycznie wyśle odpowiedź z puszki. Jest to idealne rozwiązanie w przypadku potwierdzeń lub aktualizacji i może być ustawione na uruchamianie na wiele sposobów. Nie jestem w stanie wymienić ich wszystkich tutaj, ale rozpoznasz wzór w e-mailach, którego możesz użyć. Na przykład wszystkie wiadomości e-mail wysyłane są na Twój adres e-mail lub dowolny e-mail zawierający słowo „Zamów”. Masz pomysł.
