Microsoft Excel dominuje na rynku arkuszy kalkulacyjnych od wielu lat. Użytkownicy biznesowi i domowi polegają na programie Excel do organizowania i analizowania swoich danych. Niezależnie od tego, czy są to listy kontrolne, budżety i dokumentacja finansowa, wykresy lub dowolny inny zestaw danych, Excel ułatwia porządkowanie informacji. Istniały alternatywy po niższych cenach, a nawet w niektórych przypadkach za darmo - ale jeśli chcesz mieć najpotężniejszy program do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, jaki można sobie wyobrazić, możesz użyć programu Microsoft Excel.
Zobacz także nasz artykuł Jak usunąć duplikaty w Arkuszach Google
W 2006 r. Zaczęła jednak pojawiać się inna alternatywa. Właśnie wtedy Google wdrożyło Arkusze w ramach internetowego pakietu biurowego do obsługi tekstu, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji. Proces rozwoju trwał przez lata, a teraz Arkusze - mimo że nie są dopasowaniem funta do funta dla programu Excel - mają duży procent standardowej funkcjonalności Excela. Arkusze nie kosztują zakupu setek dolarów dla użytkowników - w rzeczywistości są całkowicie bezpłatne. Chociaż nie jest to idealny produkt, każdy, kto szuka solidnego narzędzia do obsługi arkuszy kalkulacyjnych na poziomie konsumenta, tak naprawdę nie musi szukać dalej niż Arkusze Google. Arkusze nie są w stanie zrobić wszystkiego, co potrafi Excel, ale są szanse, że tak naprawdę nie potrzebujesz tego, aby zrobić wszystko, co Excel może zrobić. Jeśli Arkusze zrobią wszystko, co musisz, to nie musisz kupować programu Excel.
Jednak prawda jest taka, że Arkusze wciąż mają wiele ograniczeń, a niektóre rzeczy, które są proste w Excelu, wymagają nieco więcej pracy w Arkuszach. Prawdopodobnie masz problem z przypadkowym dodaniem duplikatów do arkusza kalkulacyjnego. W końcu im więcej danych dodasz, tym bardziej prawdopodobne jest, że przypadkowo wstawisz zduplikowane dane do arkusza kalkulacyjnego, co może zrzucić zestaw danych, nad którymi tak ciężko pracowałeś. To dość źle, ale najgorsze jest to, że później patrzysz na swoją pracę. Ponieważ arkusze kalkulacyjne mogą być długimi dokumentami, trudno jest dostrzec i usunąć duplikaty w miarę upływu czasu, co prowadzi do błędów obliczeniowych w pracy bez oczywistego źródła, z którego pochodzi problem.
Na szczęście znaleźliśmy kilka różnych metod podświetlania duplikatów w Arkuszach Google. Ważne jest, aby nasza metoda nie usuwała automatycznie duplikatów, ponieważ nie wszystkie duplikaty są błędami. Ale jeśli jest to tylko zaznaczone, możesz określić, które nie muszą tam być samodzielnie, bez potrzeby przeczesywania całego arkusza kalkulacyjnego., Przedstawię kilka różnych sposobów wyróżnienia lub usunięcia zduplikowanych danych w Arkuszach.
Ponieważ chcemy, aby Arkusze Google automatycznie wyróżniały dla nas nasze informacje, użyjemy formuły, aby poinformować Arkusze, aby przedstawiły i wyróżniły określone, unikalne informacje. Istnieją dwa sposoby na wymuszenie na Arkuszach podświetlenia skopiowanych informacji: pierwsza podświetla wszystkie zduplikowane informacje w celu ręcznego potwierdzenia, a druga kopiuje unikalne komórki do wybranej kolumny, umożliwiając sprawdzenie różnic i usunięcie w razie potrzeby.
Metoda 1: Podświetl duplikaty za pomocą koloru
Jeśli chodzi o zdolność do identyfikowania błędów w arkuszach kalkulacyjnych, użycie kolorowych podświetleń do wyróżnienia wszelkich nieprawidłowo wprowadzonych informacji jest najbardziej oczywistą i najbardziej widoczną drogą. Podkreślając informacje, łatwo jest bardzo szybko zidentyfikować błędy, ponieważ możesz po prostu przeszukać listę treści, które musisz zidentyfikować. W tym kroku użyjemy czerwonego wyróżnienia do zidentyfikowania naszej zduplikowanej zawartości, ponieważ czerwony przyciąga wzrok (szczególnie w porównaniu ze zwykłą białą i szarą kolorystyką Arkuszy) i jest uniwersalnym kolorem dla komunikatów o błędach.
Zacznij od otwarcia pliku Arkuszy, który chcesz sprawdzić. Będziesz chciał upewnić się, że informacje są dobrze uporządkowane zarówno według kolumn, jak i wierszy, aby łatwo sprawdzić zawartość dokumentu; nie musisz utrudniać własnej pracy. Teraz zaznacz kolumnę, którą chcesz posortować u góry dokumentu i wybierz Formatuj w górnym menu dokumentu. Wybierz „Formatowanie warunkowe” z listy opcji w tym menu, a po prawej stronie wyświetlacza pojawi się alternatywne menu. W tym menu wybierz zakres, używając odpowiednich kombinacji liter i cyfr (na przykład A1 do A76).
Po wybraniu treści zmień opcję „Formatuj komórki, jeśli” na „Formuła niestandardowa” w menu rozwijanym i wpisz lub wklej następujący tekst bez cudzysłowów: „= countif (A: A, A1)> 1” w polu poniżej twoje menu. Spowoduje to uzupełnienie formuły treści. Po ustawieniu zmień styl formatowania, aby podświetlić treść na czerwonym tle komórki, i kliknij ikonę gotowego menu. Arkusz kalkulacyjny podświetli teraz duplikaty komórek na czerwono i możesz skanować zaznaczenie w poszukiwaniu duplikatów. Upewnij się, że wszystkie istniejące duplikaty są poprawne, a następnie usuń te, które nie są. Zamknij menu formatowania, aby przywrócić normalny kolor do komórek.
Metoda 2: Skopiuj tylko unikalne komórki
Alternatywnie, jeśli wolisz automatycznie sortować nieprzetworzone dane, kopiowanie tylko unikatowych komórek zamiast duplikatów komórek może być naprawdę przydatne do szybkiego sortowania i filtrowania. Jeśli masz pewność, że Twoje informacje są poprawne i wolisz po prostu usunąć duplikaty informacji, których nie potrzebujesz, powinieneś wypróbować tę metodę.
Podobnie jak w ostatnim kroku, zacznij od otwarcia dokumentu, który chcesz posortować w Arkuszach Google. Podświetl kolumnę, którą chcesz edytować. Po podświetleniu komórki kliknij pustą komórkę u góry pustej kolumny, aby upewnić się, że informacje zostały przeniesione na bok wykresu. Ta kolumna zostanie wykorzystana do wyświetlenia poniżej wyników sortowania i formuły. Teraz u góry dokumentu w polu wprowadzania formuły wpisz lub wklej następujący tekst bez cudzysłowów: „= UNIQUE ()”. Ta formuła powie Arkuszom, aby kopiowały i wyświetlały tylko unikatowe dane wejściowe do komórek oraz ignorowały wszelkie informacje kopiujące lub duplikujące inne komórki. W nawiasie powyższej formuły pamiętaj o wpisaniu współrzędnych komórki przy użyciu standardowej metody arkusza kalkulacyjnego (na przykład wpisanie (A1: A75) spowoduje zeskanowanie wszystkich informacji z kolumny A wiersz 1 do kolumny A wiersz 75). Po wprowadzeniu nowych informacji naciśnij Enter, aby przenieść nowe dane do wskazanej wcześniej kolumny. Po zakończeniu możesz sprawdzić ręcznie lub zaimportować dane do roboczego arkusza kalkulacyjnego.
Metoda 3: Korzystanie z dodatku
Należy pamiętać, że istnieje wiele wtyczek do użytku z Arkuszami Google online za pośrednictwem Chrome Web Store, w tym narzędzie do automatycznego usuwania duplikatów danych z dokumentu. „Usuń duplikaty” to trafnie nazwane narzędzie oferowane przez programistów, które pozwala szybko znaleźć duplikaty w całym arkuszu informacji lub przeszukując maksymalnie dwie kolumny jednocześnie. Możesz przenosić, usuwać i wyróżniać wyniki, tak jak w przypadku powyższych zadań formuły, chociaż ten proces jest znacznie bardziej zautomatyzowany niż wcześniej, więc pamiętaj o tym, jeśli chcesz mieć większą kontrolę nad procesem. Narzędzie zawiera dwie konfiguracje kreatora, które pozwalają zarówno znajdować, jak i usuwać duplikaty lub unikalne cechy z dokumentu, co ułatwia śledzenie informacji w trakcie podróży.
Ogólnie rzecz biorąc, użycie narzędzia kreatora do znalezienia informacji może być na dłuższą metę tego warte dla użytkowników, którzy stale szukają duplikatów w swoich arkuszach kalkulacyjnych i co zrozumiałe wolą spędzać czas na robieniu czegoś innego, ale użytkownicy, którzy muszą sprawdzić tylko raz lub dwa razy co kilka miesięcy lepiej byłoby po prostu skorzystać z powyższych narzędzi do formuł, aby ręcznie zidentyfikować ich informacje. To powiedziawszy, Usuń duplikaty ma solidną ocenę w sklepie Chrome Web Store, z silnymi recenzjami i aktywnym zespołem programistów, który odpowiada na krytykę i skargi. Ogólnie rzecz biorąc, jest to świetny wybór, jeśli chcesz znaleźć usprawniony sposób sortowania treści i znajdowania duplikatów w arkuszu kalkulacyjnym.
Metoda 4: Korzystanie z narzędzia Usuń duplikaty
Pamiętasz, jak mówiłem wcześniej o tym, jak Google wprowadza nowe funkcje, które zwiększają możliwości Arkuszy? Cóż, odkąd ten artykuł został pierwotnie napisany, w rzeczywistości dodali w pełni funkcjonalne narzędzie Usuń duplikaty do pakietu podstawowego. Jest to bardzo proste narzędzie w użyciu i przeprowadzę cię przez to. Weźmy typowy arkusz kalkulacyjny z listą gier planszowych … a jeśli czytasz uważnie, zobaczysz, że umieściłem kilka duplikatów na liście.
Aby skorzystać z narzędzia, wystarczy wybrać obszar danych, w którym chcemy usunąć duplikat. Zauważ, że możemy dowolnie wybierać wiersze lub kolumny; jeśli uwzględnimy kolumnę Cena, wówczas funkcja Usuń duplikaty sprawdzi zarówno tytuł, jak i cenę, aby zdecydować, czy wiersz jest duplikatem, czy nie. Po wybraniu obszaru danych przejdź do Dane-> Usuń duplikaty. Zaakceptuj wartości domyślne w oknach dialogowych i voila - deduplikacja odbywa się automatycznie.
Metoda 5: Użyj tabeli przestawnej, aby znaleźć zduplikowane rzędy
Arkusze implementują pełny zestaw funkcji tabeli przestawnej, która jest bardzo przydatnym narzędziem do dokładniejszego przyglądania się danym. Użycie tabeli przestawnej nie spowoduje automatycznego usunięcia duplikatów wierszy; raczej zapewni podział, które wiersze Mają duplikaty, dzięki czemu możesz ręcznie spojrzeć na swoje dane i zobaczyć, co, jeśli w ogóle, poszło nie tak. Tworzenie tabeli przestawnej jest nieco bardziej zaangażowane niż inne metody, które ci pokazałem, ale warto wiedzieć, jak to zrobić i przeprowadzę cię przez to.
Najpierw wybierz wszystkie dane tabeli, a następnie przejdź do Dane-> Tabela przestawna.
Tutaj możesz dostosować zakres danych, a także zdecydować, gdzie powinna się znaleźć tabela przestawna. Włożę go do nowego arkusza i zaakceptuję zakres, który już mu podałem. Kiedy klikniemy „Utwórz”, pusta tabela przestawna otworzy się w punkcie wstawienia… ale pusta tabela przestawna nic nam nie pomoże. Musimy powiedzieć, które informacje przeanalizować.
Wybieramy „Dodaj” obok Wierszy i dodajemy wiersz „Tytuł”. Następnie w obszarze Wartości wybierzemy „Dodaj” i ponownie wybierz „Tytuł”, a następnie zaakceptujemy funkcję COUNTA jako domyślną. (Gdybyśmy szukali zduplikowanych danych liczbowych, użylibyśmy COUNT; COUNTA służy do zliczania pól tekstowych).
Gdy tylko dokonamy tych wyborów, tabela przestawna zostanie automatycznie zaktualizowana, a teraz możemy zobaczyć końcowy wynik.
Zauważ, że kolumna COUNTA ma liczbę wyświetleń każdego tytułu. W przypadku większości tytułów jest 1, ale zarówno Axis & Allies, jak i Castle Risk pokazują 2. Oznacza to, że są dwa wystąpienia każdego z tych tytułów na mapie. Jak widać, metoda tabeli przestawnej jest nieco bardziej zaangażowana, ale daje także szczegółowy raport o tym, gdzie można znaleźć duplikaty, co może być bardzo przydatne do analizy danych.
***
Arkusze kalkulacyjne są często nieco bardziej skomplikowane niż podobne dokumenty utworzone w Dokumentach Google lub Microsoft Word. Ponieważ są one zaprojektowane do obsługi zorganizowanych danych, ważne jest, aby upewnić się, że treść jest zawsze dokładna. Trzymanie zduplikowanej komórki w plikach może naprawdę powodować poważne problemy z danymi, jeśli nie będziesz ostrożny, szczególnie podczas próby uporządkowania informacji finansowych w przydatny arkusz kalkulacyjny. Złożenie sprawy, samodzielne znalezienie błędnej komórki może być kłopotem, który jest prawie niemożliwy, jeśli arkusz kalkulacyjny jest duży. Na szczęście identyfikacja, usuwanie i usuwanie identycznych komórek danych jest zaskakująco łatwa w Arkuszach Google, co jest pozytywne, jeśli ciągle masz do czynienia z arkuszami kalkulacyjnymi w codziennym przepływie pracy. A jeśli szukasz czegoś, co nieco ułatwi sortowanie treści, zawsze możesz użyć dodatku takiego jak Usuń duplikaty, aby upewnić się, że informacje są uporządkowane i dobrze zorganizowane. W 2019 r. Nie ma powodu, aby utrzymywać nieporządny, wypełniony błędami arkusz kalkulacyjny, więc upewnij się, że Twoje dane są poprawne, a informacje są weryfikowane przy użyciu metod opisanych powyżej.
Chcesz więcej informacji o Arkuszach Google?
Znalezienie duplikatów to jedno, ale zapoznaj się z naszym samouczkiem, jak liczyć duplikaty w Arkuszach Google.
Statystycy używają funkcji wartości bezwzględnej do wielu celów, a my pokażemy Ci, jak używać wartości bezwzględnej w Arkuszach Google.
Chcesz zabezpieczyć swoje arkusze kalkulacyjne? Oto jak zablokować formułę w Arkuszach Google.
Jeśli chcesz porównać dane między kolumnami, zapoznaj się z naszym pełnym przewodnikiem na temat porównywania kolumn w Arkuszach Google.
Czy wiesz, że możesz przechowywać informacje dotyczące kalendarza i grafiku w Arkuszach? Przeczytaj nasz samouczek dotyczący pracy z informacjami o dacie i godzinie w Arkuszach Google.
