Dokumenty Google to rewolucyjny sposób zarządzania plikami i dokumentami w dzisiejszych czasach. Umożliwia natychmiastową współpracę z różnymi użytkownikami, zapewniając jednocześnie dostęp do informacji z dowolnego urządzenia z połączeniem internetowym.
Zobacz także nasz artykuł Jak usunąć wszystkie dokumenty w Dokumentach Google
Jednak podczas pracy z Dokumentami Google - zwłaszcza jeśli zarządzasz tymi plikami codziennie - bardzo ważne jest, abyś był niesamowicie zorganizowany. Jeśli tego nie zrobisz, ryzykujesz utratą ważnych danych i marnowaniem czasu na szukanie rzeczy, które mógłbyś od razu znaleźć.
Aby pomóc w organizacji w Dokumentach Google, chcesz użyć folderów. Foldery są świetne, ponieważ pomagają grupować różne pomysły tematyczne w jeden segment cyfrowy. Możesz ich używać do organizowania według miejsca pracy, koncepcji, kategorii i innych kryteriów. Dokumenty Google nie mogą jednak same tworzyć folderów. Zamiast tego tworzysz je na Dysku Google - systemie, który łączy się bezpośrednio z innym oprogramowaniem Google. Nie martw się; proces jest nadal niezwykle prosty.
W tym przewodniku pokażemy, jak utworzyć folder na Dysku Google, aby uporządkować Dokumenty Google.
Jak zrobić folder na Dysku Google
Aby utworzyć folder na Dysku Google, będziesz chciał otworzyć preferowaną przeglądarkę. Następnie przejdź do Dysku Google, zaloguj się, a będziesz mieć dostęp do wszystkich swoich plików i dokumentów przed sobą.
Stąd możesz albo utworzyć nowy dokument, aby go uporządkować, albo wybrać te, które już musisz umieścić.
Organizacja w dokumencie
Jeśli jesteś w dokumencie Dokumentów Google, możesz przejść do klucza folderu obok tytułu. Następnie możesz nazwać nowy folder lub dodać dokument do istniejącego. Jeśli chcesz dodać do istniejącego, kliknij wyznaczony folder i wybierz „Przenieś tutaj”, a dokument zostanie umieszczony w cyfrowym miejscu przechowywania.
Organizacja poza dokumentem
Jak zapewne wiesz, Dysk Google zarządza Dokumentami Google, Arkuszami Google i Prezentacjami Google. Umożliwia to uporządkowanie wszystkich trzech segmentów i pomysłów na tematy w jednym.
Gdy jesteś na Dysku Google, ale nie ma w nim żadnego konkretnego dokumentu, będziesz na liście wszystkich swoich plików. Aby je uporządkować, przejdź do lewego górnego rogu i wybierz przycisk „Nowy”. Z tej rozwijanej listy przewiń w dół do segmentu „Folder”, a pojawi się nowy. Nazwij folder, a pojawi się on na liście dokumentów.
Lista umieszcza foldery wyżej niż pliki, więc miej to na uwadze. W tym menu masz kilka różnych opcji organizacji. Możesz przeciągnąć swoje dane na foldery, a to je tam umieści. Lub możesz kliknąć plik prawym przyciskiem myszy i wybrać „Przenieś do”, a zobaczysz listę folderów, do których możesz przenieść dokument.
Oba są niezwykle szybkie, a każdy sposób zrobi dokładnie to, czego potrzebujesz: uporządkować pliki i dokumenty.
Zarządzanie folderami
Po uporządkowaniu plików możesz wejść na nowy poziom porządkowania: organizowanie folderów.
Możesz kopiować i wklejać foldery, przenosić je do podfolderów, usuwać je i nie tylko. Aby zarządzać folderem, po prostu kliknij go prawym przyciskiem myszy na liście i wybierz dowolną opcję z wynikowego menu rozwijanego.
Foldery ułatwiają także udostępnianie grup dokumentów innym użytkownikom. Zamiast współużytkować każdy plik samodzielnie, możesz utworzyć folder, w którym będą układane różne dokumenty i pozwalać innym na zarządzanie nim. Udostępniając ten link, użytkownicy z dostępem mogą przesyłać nowe dokumenty, uzyskiwać dostęp do innych i więcej w czasie rzeczywistym. Nie musisz już czekać na przesłanie dokumentu, a następnie udostępnić go ręcznie po odczekaniu przez cały ten czas - częsta skarga wśród częstych współpracowników Dysku Google.
Możliwości zewnętrzne
Możesz także otwierać foldery Dysku w innych aplikacjach, takich jak aplikacja do rozmów biznesowych, Slack lub aplikacja do zarządzania Airtable. Foldery mogą mieć również różne kolory i możesz oznaczyć je gwiazdką, aby uzyskać jeszcze łatwiejszy dostęp. Możliwości organizowania plików na Dysku Google są nieograniczone.
Teraz, gdy wiesz, jak organizować pliki na Dysku Google, poświęć trochę czasu na znalezienie najlepszego dla siebie procesu. Niektóre osoby lubią różne foldery do wszystkiego, podczas gdy inne wolą umieszczać duże grupy w jednym folderze z podfolderami. Tak czy inaczej, fantastyczny system organizacji Dysku Google zapewni narzędzia, które pozwolą Ci kontynuować pracę zamiast szukać różnych dokumentów i plików.
