Zarządzanie dokumentami jest jedną z najważniejszych rzeczy w SharePoint. W biznesie dokumenty często się zmieniają. Mogą zaczynać w OneDrive dla Firm i kończyć w witrynie zespołu organizacji. Dokumenty często zmieniają lokalizacje, więc znajomość tajników przenoszenia dokumentów w SharePoint ma kluczowe znaczenie.
Wiele sposobów na zrobienie tego
Szybkie linki
- Wiele sposobów na zrobienie tego
- 1. Eksplorator plików
- 2. Przejdź do / Kopiuj do
- 3. Zarządzaj treścią i strukturą
- 4. Content Organizer
- 5. Narzędzie migracji SharePoint
- 6. Produkty innych firm
- 7. Niestandardowe rozwiązanie
- Wybierz swoją metodę
Każdy, kto pracował w SharePoint, wie, że istnieje wiele sposobów wykonania określonego zadania. Przenoszenie dokumentów nie jest wyjątkiem. To, czy w końcu skorzystasz z Eksploratora plików, czy Narzędzia migracji, zależy od wielu czynników, takich jak liczba przeniesionych dokumentów, znaczenie przechowywania historii wersji, metadanych i innych.
1. Eksplorator plików
Aby przenieść dokument za pomocą Eksploratora plików, otwórz biblioteki dokumentów docelowych i źródłowych (nie ma znaczenia, czy to ta sama witryna). Wybierz Eksplorator plików z menu rozwijanego. Otwiera to widok eksploratora dla każdej z bibliotek. Przeciągnij i przeciągnij elementy między dwoma widokami eksploratora.
Możesz przenosić zarówno foldery, jak i pliki oraz zachować typy zawartości, jeśli zarówno lokalizacja źródłowa, jak i docelowa mają zdefiniowane typy zawartości. Ta metoda zachowuje również niestandardowe metadane, jeśli lokalizacje źródłowa i docelowa są zdefiniowane przy użyciu tych samych metadanych.
Jednak proces ten jest ręczny i jest bardziej kopią niż przeniesieniem, co oznacza, że musisz usunąć elementy źródłowe po przeniesieniu. Nie zachowuje historii wersji ani utworzonych, utworzonych, zmodyfikowanych i zmodyfikowanych przez właściwości.
2. Przejdź do / Kopiuj do
Chociaż są przydatne i proste, polecenia Przenieś do i Kopiuj do są dostępne tylko w SharePoint Online. Ta opcja umożliwia przenoszenie dokumentów z OneDrive dla Firm lub SharePoint do miejsca docelowego w SharePoint lub OneDrive. Wybierz plik i kliknij jedno z dwóch poleceń. Opcja Przenieś do przeniesie dokument z ochroną metadanych i historii wersji do innego folderu w tej samej bibliotece, do innej biblioteki lub do innej witryny.
Ta metoda jest idealna dla użytkowników końcowych, ponieważ jest prosta i jednoznaczna. Pozwala kopiować i przenosić zarówno pliki, jak i foldery. Najlepsze jest to, że zachowuje typy zawartości, historię niestandardowych wersji metadanych oraz utworzone, utworzone, zmodyfikowane i zmodyfikowane przez właściwości. Polecenie Kopiuj do zachowuje jednak tylko najnowszą wersję - głównym minusem jest oczywiście fakt, że ta metoda jest dostępna wyłącznie w SharePoint Online.
3. Zarządzaj treścią i strukturą
Jeśli włączysz funkcję infrastruktury publikowania programu SharePoint Server, zobaczysz link Zarządzaj zawartością i strukturą, gdy przejdziesz do Administracji witryny . Za pomocą tej funkcji możesz przenosić / kopiować dokumenty. Jest to jeden z najlepszych hacków, który pomoże Ci przenieść wiele dokumentów jednocześnie, zachowując historię wersji, utworzoną, utworzoną, zmodyfikowaną i zmodyfikowaną przez właściwości. Za pomocą tej metody zachowuje się także typ treści i metadane.
Musisz jednak włączyć funkcję publikowania. Nawet wtedy nie będziesz mógł przenieść wielu folderów. Być może największym minusem tej metody jest to, że musisz być właścicielem witryny, aby z niej korzystać. Aha, i działa tylko w obrębie jednej witryny.
4. Content Organizer
Po prostu aktywuj funkcję Content Organizer, a następnie wybierz reguły routingu, których chcesz użyć, i umieść dokument, który chcesz przenieść do biblioteki rozwijanej. Ta metoda umożliwia także przenoszenie dokumentów do dowolnej innej witryny. Konfiguracja zajmuje trochę czasu, ale musisz to zrobić tylko raz. Zachowuje również typy treści i niestandardowe metadane.
Chociaż nie zachowuje historii wersji i wymaga administratora, ma przydatną funkcję, która pozwala skierować dokument do folderu.
5. Narzędzie migracji SharePoint
Microsoft wie, że przenoszenie dokumentów w SharePoint może być nieco trudne. Właśnie dlatego firma opracowała bezpłatne narzędzie do migracji SharePoint. To narzędzie obsługuje wszystko - od migracji na małą i dużą skalę, które mogą obejmować pliki, foldery, a nawet listy z witryny SharePoint. Elementy są przenoszone do OneDrive lub SharePoint.
Najbardziej widoczną zaletą tej metody jest zdolność narzędzia do obsługi dużych migracji. Jest również bardzo konfigurowalny i zachowuje historię wersji. Jednak nie jest kompatybilny z wersjami programu SharePoint przed 2013 r. W przeciwieństwie do niektórych produktów migracyjnych innych firm można znacznie dostosować.
6. Produkty innych firm
Większość wysokiej jakości produktów do migracji dokumentów innych firm nie jest darmowa, ale zazwyczaj działają fantastycznie, szczególnie w przypadku migracji na dużą skalę. Są one zazwyczaj skalowalne i wysoce konfigurowalne. Większość tych produktów jest w stanie zachować wszystko, w tym typy zawartości, metadane, wszystkie właściwości i historię wersji.
Z drugiej strony ta metoda kosztuje. Gdy weźmiesz pod uwagę fakt, że płacisz za narzędzie, które pomoże Ci przenosić dokumenty, zaczniesz się zastanawiać, dlaczego SharePoint nie ma jeszcze opcji przyjaznej dla użytkownika. Innym minusem jest to, że produkty innych firm wymagają od administratora ich skonfigurowania i uruchomienia.
7. Niestandardowe rozwiązanie
Wreszcie możesz kodować własne niestandardowe rozwiązanie za pomocą różnych technik, takich jak REST API. Użytkownik końcowy nie musi niczego trasować, możesz dostosować tyle, ile chcesz, i możesz mieć pewność, że wszystko zostanie zachowane w dokumentach. Z drugiej strony musisz być w stanie kodować i spędzać trochę czasu na pisaniu i utrzymywaniu kodu, co może być szczególnie trudne w czasie aktualizacji produktu.
Wybierz swoją metodę
Istnieje jeszcze więcej metod przenoszenia dokumentów w SharePoint, ale powinny one pokryć większość twoich potrzeb. Najpierw zastanów się, czego potrzebujesz, a wkrótce będziesz wiedział dokładnie, jaką metodę zastosować dla każdej z nich.
Którą z tych metod wolisz? Czy używałeś więcej niż jednego? Omawiać.
