Niezależnie od tego, czy do użytku biznesowego lub osobistego, kalendarz programu Outlook może być najbardziej skutecznym narzędziem do zarządzania czasem. Możesz łatwo organizować swój harmonogram i udostępniać go innym, a także przeglądać kalendarze innych osób, aby upewnić się, że jesteś na tej samej stronie, jeśli chodzi o terminy.
Zobacz także nasz artykuł Jak zsynchronizować Kalendarz Google z programem Outlook
Istnieje wiele funkcji programu Outlook, które ułatwiają współpracę, ale to nie czyni jej idealnym. Jeśli zastanawiasz się, kto patrzy na Twój kalendarz, możesz natknąć się na pewne ograniczenia.
Czy widzisz, kto oglądał Twój kalendarz?
Odpowiedź na to pytanie brzmi „tak i nie”. Mimo że ta funkcja jest do pewnego stopnia dostępna, tak naprawdę nie oferuje wszystkich potrzebnych informacji.
O ile nie jesteś administratorem kalendarza, nie ma sposobu, aby zobaczyć, kto spojrzał na Twój kalendarz. A jeśli jesteś administratorem, jedyne, co możesz zobaczyć, to ostatnie konto, które się na nim zalogowało. Gdy tylko inne konto spojrzy na kalendarz, poprzednie staje się niewidoczne, więc nie ma możliwości zobaczenia pełnej listy osób, które na niego spojrzały.
Najbliżej tego jest sprawdzenie, kto może zobaczyć Twój kalendarz. Możesz to zrobić, przechodząc do opcji Udostępnij> Uprawnienia do kalendarza. Zobaczysz pełną listę osób, które mają dostęp do Twojego kalendarza i rodzaj dostępu.
Jak wygląda Twój kalendarz dla innych?
Sposób, w jaki inni zobaczą Twój kalendarz, zależy od informacji, które zdecydujesz się im udostępnić. Jeśli nie zdecydujesz się udostępnić szczegółów swojej aktywności, jedyne, co będą mogli zobaczyć, to czy jesteś wolny czy zajęty.
Jeśli zdecydujesz się udostępnić swój kalendarz innym osobom, będą one mogły zobaczyć wszystkie szczegóły Twoich spotkań. Jeśli chcesz ograniczyć dostęp do niektórych szczegółów, możesz ustawić określone spotkania na Prywatne.
Udostępniając kalendarz, możesz wybrać różne uprawnienia dostępu. Na przykład, jeśli wybierzesz opcję Pełne szczegóły, ludzie zobaczą temat, czas, lokalizację oraz wszelkie notatki i szczegóły opublikowane w kalendarzu.
Z drugiej strony Ograniczone szczegóły pokażą tylko temat, czas i lokalizację.
Oprócz ciebie możesz przypisywać redaktorów i delegatów, którzy mogą edytować Twoje kalendarze. Delegaci mogą działać w Twoim imieniu, udostępniając różne dane, a także wysyłając i odpowiadając na prośby.
Jak otwierać kalendarze innych osób?
Wyświetlanie kalendarzy innych osób w programie Outlook jest dość łatwe i można to zrobić za pomocą kilku kliknięć. Oto, co musisz zrobić:
- Na stronie Kalendarz w Outlooku wybierz Otwórz kalendarz> Otwórz kalendarz współdzielony .
- Pojawi się wyskakujące okno z nazwiskami osób, których kalendarz jest dla Ciebie dostępny. Kliknij Nazwa…, a następnie wybierz nazwę z listy.
W zależności od uprawnień dostępu będziesz mógł zobaczyć różne informacje. Pojawi się po prawej stronie ekranu i możesz przeglądać do 30 kalendarzy obok siebie.
Jak delegować dostęp do kalendarza?
Jeśli planujesz wziąć urlop lub jeśli chcesz, aby ktoś inny zarządzał Twoim kalendarzem z jakiegokolwiek powodu, możesz to zrobić, wyznaczając delegata. Jak wspomniano, delegaci mogą wysyłać i akceptować wezwania na spotkania w imieniu kierownika oraz edytować różne elementy w dokumencie.
Oto jak pozwolić komuś, np. Podwładnemu, kontrolować kalendarz:
- W widoku kalendarza przejdź do Plik> Ustawienia konta, a następnie wybierz Deleguj dostęp .
- Kliknij Dodaj, a następnie wybierz nazwę z listy lub wpisz ją. Kliknij nazwę i przejdź do Dodaj .
- W menu Uprawnienia delegata podaj uprawnienia edytora delegowanego. Inną rzeczą, którą możesz zrobić, to zamknąć okno dialogowe i wybrać jedną z następujących opcji:
- Tylko moi delegaci, ale wyślij mi kopię wezwań na spotkanie i odpowiedzi.
- Tylko moi delegaci.
Zapewni to innemu użytkownikowi pełny dostęp do Twojego kalendarza, a Ty będziesz mógł zobaczyć wszystko, co dzieje się z Twoim harmonogramem.
Zarządzaj swoim casem
Istnieje wiele opcji, które pozwalają efektywnie zarządzać czasem w programie Outlook. Ponadto możesz udostępnić swój harmonogram członkom zespołu i przyjrzeć się ich. Możesz organizować wszelkiego rodzaju projekty i śledzić postępy.
Czy jest coś jeszcze w Outlooku, co chciałbyś wiedzieć? Podziel się swoimi sugestiami w komentarzach poniżej.
