Jeśli Twoja organizacja korzysta z Dokumentów Google lub G Suite lub współpracujesz z takimi organizacjami, wiedząc, kto przeglądał dokument i kiedy może być użyteczną informacją. Od upewnienia się, że wszyscy przeczytali projekt, warunki i zasady, twoje najnowsze przesłanie, zasady i procedury lub jakiś inny ważny dokument, abyś mógł zobaczyć, kto zrobił co i kiedy jest niezbędnym składnikiem w każdej sytuacji, w której liczy się odpowiedzialność.
Zobacz także nasz artykuł Jak zainstalować niestandardowe czcionki w Dokumentach Google
Do niedawna nie było widać, kto oglądał Twój Dokument Google. Można było zobaczyć, kto go edytował, ale nie kto go po prostu czytał. Jeśli nie zapisali, nie edytowali ani nie zostawili komentarza, nie miałeś pojęcia, czy dana osoba w ogóle przeczytała najnowszą wersję dokumentu. Ponadto, ponieważ możesz udostępniać Dokumenty Google z uprawnieniami tylko do odczytu, możesz udostępnić dokument niektórym osobom z zamiarem przejrzenia dokumentu, ale bez wprowadzania zmian.
Teraz, jeśli pracujesz w organizacji, możesz skonfigurować różne rzeczy, aby zobaczyć, kto przeglądał Twój Dokument Google. Nadal nie możesz zobaczyć, kto przeglądał Twój Dokument Google, jeśli korzystasz z Dokumentu Google w bezpłatnej wersji Google Apps.
Niedawno Google dodało możliwość sprawdzenia, kto przeglądał Twój Dokument Google w G Suite, który obejmuje Google Apps i niezawodny hosting poczty e-mail. G Suite jest bardzo popularny wśród małych i średnich firm, które chcą skonfigurować hosting poczty e-mail dla nazwy domeny firmy.
Monitor aktywności G Suite
Jeśli korzystasz z G Suite w organizacji i udostępniasz Dokument Google innym osobom do współpracy lub po prostu czytając dokument, możesz użyć Monitora aktywności, aby zobaczyć „historię wyświetlania” pliku Google Doc.
- Otwórz Dokument Google, dla którego chcesz przejrzeć historię wyświetlania
- Następnie kliknij ikonę strzałki trendu w górę w prawym górnym rogu lub przejdź do menu rozwijanego Narzędzia
- Otwórz Monitor aktywności
- Następnie kliknij kartę Wszystkie przeglądarki dla swojej organizacji
Ten proces umożliwia śledzenie wyświetleń w dokumencie, w tym datę i godzinę ostatniego wyświetlenia dla każdej przeglądarki. Jeśli nie widzisz opcji historii wyświetlania w swoim dokumencie Google, prawdopodobnie oznacza to, że jesteś zalogowany do bezpłatnej wersji Dokumentów Google, która jest dołączana do każdego konta Google Apps, które otrzymujesz z kontem Gmail.
Trendy przeglądających i komentujących
Oprócz sprawdzania, kto oglądał Twój Dokument Google i kiedy Monitor aktywności umożliwia także obserwowanie trendów, gdy użytkownicy oglądali lub komentowali Twój dokument.
Trend dla widzów - pokazuje wykres słupkowy liczby unikalnych widzów w dowolnym okresie od 7 dni do „cały czas”
Trend komentarzy - pokazuje wykresy słupkowe trendu komentarzy w dowolnym przedziale czasu od 7 dni do „cały czas”
Wyłącz Wyświetl historię
Możesz wyłączyć tę funkcję, jeśli pracujesz nad poufnym plikiem lub czymś nieprzeznaczonym do publicznego użytku. Chociaż nie wpływa to na prywatność, jest to ustawienie zapewniające spokój umysłu.
- Otwórz Dokument Google
- Kliknij strzałkę trendu wzrostowego w prawym górnym rogu dokumentu lub przejdź do menu Narzędzia z menu rozwijanego
- Otwórz Monitor aktywności
- W obszarze Ustawienia dokumentu przełącz opcję Pokaż moją historię wyświetlania, aby wyłączyć ten dokument
Zobacz, kto zmienił Twój Dokument Google
Zliczanie wyświetleń jest przydatne dla rozliczalności i upewnienia się, że osoby wysyłające dokument rzeczywiście go czytają, ale kontrola wersji jest ważniejsza. Zwłaszcza jeśli pracujesz w branży regulowanej. Kontrola wersji to coś, co Dokumenty Google zrobiły przez jakiś czas i pokażą, kto edytował dokument, zapisał go lub udostępnił.
Jeśli interesuje Cię kontrola wersji lub chcesz się upewnić, że nikt nie wprowadził zmian, nie powinien bez blokowania pliku, możesz się dowiedzieć.
- Otwórz Dokument Google, który chcesz śledzić
- Wybierz Historia plików i wersji
- Wybierz Zobacz historię wersji
Po prawej stronie ekranu powinno pojawić się okno z suwakiem, pokazujące każde zapisanie i edycję dla danego dokumentu. W zależności od konfiguracji G Suite lub Dokumentów Google możesz również zobaczyć te dane, klikając link „Ostatnia edycja była…” u góry dokumentu. Zabierze Cię dokładnie w to samo miejsce.
W tym oknie slajdu powinieneś także mieć możliwość przeglądania poprzedniej wersji dokumentu przed dokonaniem edycji. Jest to niezbędne do kontroli wersji, ponieważ masz ścieżkę audytu, jakie zmiany zostały wprowadzone, kiedy i przez kogo. Jest to również przydatne, jeśli dokonałeś pewnych zmian, przespałeś się z nimi, zmieniłeś zdanie i chcesz je wycofać.
Zobacz, kto udostępnił Twój Dokument Google
Możesz także zobaczyć, kto i kiedy udostępnił Twój Dokument Google. Możesz także zobaczyć ustawienia udostępniania, aby lepiej kontrolować dostęp do swojego dokumentu.
- Otwórz Dysk Google i wybierz okrągłą ikonę „i” w prawym górnym rogu
- Wybierz Aktywność z suwaka, który pojawia się po prawej stronie
Powinieneś sprawdzić, czy dokument jest lub został udostępniony, kto ostatnio edytował dokument i kiedy podjęto ostatnią czynność. Jest krótki, ale mówi ci, co musisz wiedzieć.
Możesz również sprawdzić z poziomu dokumentu, wybierając Udostępnij. Nazwiska osób pojawią się w wyskakującym oknie. Jeśli jest wiele osób, wybierz imię, a pojawi się lista wszystkich nazwisk.
W ten sposób możesz zobaczyć, kto przeglądał Twój Dokument Google, zmienił go, udostępnił lub w jakikolwiek sposób z nim współdziałał. Działa tylko w przypadku G Suite i Dokumentów Google zarejestrowanych w organizacjach, a nie osób fizycznych, ale działa!
