Jeśli korzystasz z G Suite - płatnego zestawu aplikacji Google obejmującego Gmaila, Dokumenty, Dysk i Kalendarz dla organizacji - możesz zastosować mało znaną funkcję, która pozwala ustawić daty ważności udostępnionych plików z Dysku Google. Możliwość ustawienia terminu ważności udostępnionego pliku jest przydatna do tymczasowego udostępniania danych innym zespołom lub zewnętrznym kontrahentom bez udzielania im dostępu na czas nieokreślony. Świetnie nadaje się również do udostępniania szkiców projektów współpracy, dzięki czemu nikt nie może przypadkowo uzyskać dostępu do nieaktualnej kopii danych w zespole.
Oczywiście zawsze możesz ręcznie udostępnić plik, ale musisz pamiętać, aby to zrobić dla każdego udostępnionego pliku. Jeśli dzielisz się wieloma plikami z wieloma różnymi osobami, może to szybko stać się niepraktyczne i właśnie tam przydatne jest ustawienie automatycznych dat ważności, gdy początkowo udostępniasz pliki . Oto jak ustawić daty ważności udostępnionych plików na Dysku Google.
Ograniczenia dat ważności udostępnionych plików na Dysku Google
Po pierwsze, wyjaśnijmy, że funkcja automatycznej daty ważności jest obecnie dostępna tylko dla użytkowników płatnej usługi G Suite. Ta funkcja nie jest dostępna dla użytkowników bezpłatnych kont Google lub tych, którzy nadal korzystają ze starszej bezpłatnej wersji G Suite.
Pamiętaj też, że powyższe ograniczenie dotyczy wyłącznie możliwości ustawiania wspólnych dat ważności Dysku Google. Użytkownicy, którym udostępniasz plik z datą wygaśnięcia, nie muszą mieć płatnego konta G Suite ani być częścią organizacji G Suite (musisz jednak upewnić się, że mają odpowiednie uprawnienia do udostępnianych plików, omówione dalej poniżej).
Ustawianie daty ważności udostępnionego pliku na Dysku Google
Aby rozpocząć, zaloguj się na Dysku Google, używając właściwego konta G Suite.
Alternatywnie, jeśli plik jest już otwarty, możesz kliknąć przycisk Udostępnij w prawym górnym rogu.
Po udostępnieniu pliku odpowiednim użytkownikom kliknij przycisk Udostępniony tekst powyżej lub przycisk Zaawansowane w prawym dolnym rogu. Na wyświetlonej liście użytkowników najedź kursorem na jednego z użytkowników, a zobaczysz ikonę stopera / zegara.
Kliknij tę ikonę, a następnie wybierz żądany okres ważności z menu rozwijanego obok Dostęp wygasa:
Po zakończeniu kliknij niebieski przycisk Zapisz zmiany, aby włączyć automatyczną datę ważności. Po upływie tej daty użytkownik nie będzie już miał dostępu do pliku. Aby uniemożliwić ich pobranie i obejście ustawień wygaśnięcia, upewnij się, że ich uprawnienia są ustawione na Wyświetl lub Komentuj, a następnie zaznacz pole u dołu okna udostępniania oznaczone Wyłącz opcje pobierania, drukowania i kopiowania dla komentujących i przeglądających .
Możesz dostosować lub anulować wygaśnięcie udostępniania, powracając do tego menu, ponownie klikając ikonę zegara, a następnie kliknij Anuluj wygaśnięcie .
Mam G Suite, ale nie widzę ikony zegara
Jeśli wykonałeś te czynności na swoim koncie, ale nie widzisz ikony zegara / stopera, jak opisano powyżej, prawdopodobnie nie masz kompatybilnego konta G Suite. Jak wspomniano wcześniej, Google niestety ogranicza tworzenie dat wygaśnięcia udostępnionego pliku do użytkowników bieżącej usługi G Suite.
Niestety, Google przez lata nie do końca wiedział o zmianach w swojej usłudze, więc nawet jeśli masz konto G Suite, mogło zostać utworzone w ramach „starszej” usługi Google Suite i nie jest z tym zgodne funkcja. Mylące, prawda?
Pamiętaj jednak, że potrzebujesz tylko nowoczesnego konta G Suite, aby tworzyć daty ważności udostępnionych plików. Tak długo, jak masz to kompatybilne konto, możesz udostępniać i konfigurować daty wygaśnięcia dla dowolnego rodzaju konta Google, zarówno wewnątrz organizacji, jak i poza nią.
