Czy często musisz wpisywać jeden e-mail kilka razy z rzędu, abyś mógł wysłać go indywidualnie do wielu kontaktów? Jeśli tak, automatyczna odpowiedź może być świetnym rozwiązaniem. Pozwala ustawić automatyczną odpowiedź, która zostanie wysłana jako odpowiedź na wszystkie wiadomości przychodzące.
Jest wiele sytuacji, w których może się to przydać. Jeśli jesteś poza biurem, czy to na przerwę obiadową, czy na wakacje, może to być świetny sposób odpowiadania na pocztę bez konieczności robienia czegokolwiek.
Jak to działa?
OS X Mail używa różnych reguł i kryteriów e-mail w celu generowania automatycznych odpowiedzi. Jeśli poprawnie skonfigurujesz wszystkie parametry, możesz mieć bardzo elastyczny sposób reagowania na pocztę przychodzącą, gdy jesteś daleko od swoich urządzeń.
Możesz ustawić różne kryteria, które należy spełnić, aby wiadomość została wysłana. Możesz wybrać odpowiedź na całą pocztę lub tylko na podane adresy. Ponadto możesz także tworzyć różne wiadomości dla różnych kategorii nadawców, aby wszyscy otrzymali odpowiednią odpowiedź.
Jak skonfigurować automatyczną odpowiedź
Na szczęście skonfigurowanie tej funkcji nie jest trudne. Oczywiście może to początkowo wydawać się skomplikowane, ale możesz być pewien, że możesz to zrobić, nawet jeśli nie jesteś osobą znającą się na technologii. Oto kroki, które musisz wykonać:
- Otwórz aplikację Mail, a następnie przejdź do menu „Mail” i wybierz „Preferencje”.
- Gdy zobaczysz kartę „Reguły”, kliknij „Dodaj regułę”.
- W polu „Opis” wpisz nazwę autoreagera w sposób, który pozwoli ci łatwo odróżnić ją od innych. Na przykład możesz wpisać „Vacation Auto-Reply”.
- Wybierz kryteria, które należy spełnić. Możesz wybrać, czy wszystkie kryteria muszą być spełnione, czy tylko jeden lub więcej z tych, które ustawiłeś.
Ustawione kryteria określą odbiorców automatycznej odpowiedzi. Na przykład możesz wybrać opcję „Każda wiadomość”, aby odpowiedzieć na wszystkie wiadomości przychodzące z tą samą wiadomością. Możesz także ustawić konkretny adres, wpisując adres e-mail, na który chcesz odpowiedzieć.
Ponadto możesz wybrać kontakty, poprzednich nadawców lub VIP-ów jako odbiorców automatycznej odpowiedzi.
- W ustawieniu „Wykonaj następujące działanie” wybierz „Odpowiedz na wiadomość”, a następnie kliknij „Odpowiedz tekst wiadomości”.
- Podczas wpisywania wiadomości pamiętaj o podaniu wszystkich niezbędnych informacji. Jeśli jesteś na wakacjach, daj innym znać, kiedy mogą oczekiwać od ciebie połączenia. Jeśli nie ustawisz określonej kategorii odbiorców, pamiętaj, aby nie ujawniać zbyt wielu danych osobowych.
- Gdy wiadomość będzie satysfakcjonująca, kliknij „OK”. Jeśli aplikacja zapyta: „Czy chcesz zastosować swoje reguły do wiadomości w wybranych skrzynkach pocztowych?” wybierz opcję „Nie stosuj”, ponieważ uniemożliwi to wysłanie setek odpowiedzi e-mail na istniejące rozmowy.
Po zakończeniu możesz wysłać sobie wiadomość e-mail, aby upewnić się, że automatyczna odpowiedź odpowiada. Jeśli chcesz, możesz także tworzyć bardziej złożone reguły z określonymi datami, pocztą z wybranych domen i nie tylko.
Jak wyłączyć auto-responder
Jeśli nie potrzebujesz już auto-respondera, możesz go wyłączyć za pomocą kilku kliknięć. Oto, co musisz zrobić:
- W aplikacji Mail przejdź do „Mail”, a następnie kliknij „Preferencje”.
- Przejdź do „Reguł” i odznacz pole obok utworzonego auto-respondera.
Jeśli tego nie zrobisz, automatyczna odpowiedź pozostanie aktywna, dopóki będzie włączona, a aplikacja Poczta będzie otwarta. Może to powodować zamieszanie, więc wyłącz tę funkcję, gdy tylko będziesz mieć pewność, że już jej nie potrzebujesz.
Ostatnie słowo
Automatyczna odpowiedź to świetna funkcja, która znacznie ułatwia obsługę poczty przychodzącej. Jeśli wykonasz kroki opisane powyżej, nie powinieneś mieć problemów z włączeniem go na komputerze Mac. Gdy to zrobisz, możesz cieszyć się z dala od poczty e-mail i pozwolić aplikacji działać.
Chociaż jest najczęściej używana w pracy, ta funkcja może być bardzo przydatna również w przypadku poczty osobistej. Oprócz samej automatycznej odpowiedzi istnieje wiele innych przydatnych zasad i kryteriów, które można zastosować. Możesz wybrać automatyczne usuwanie poczty, wykonywanie określonych czynności w określonych terminach, automatyczne przekazywanie określonych wiadomości i wiele więcej.
Zapoznaj się ze wszystkimi dostępnymi zasadami, aby znaleźć te, które pozwolą Ci zautomatyzować pocztę e-mail w sposób, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.
