Czy nie nienawidzisz tego, gdy chcesz wziąć kilka dni wolnego i wciąż otrzymujesz mnóstwo e-maili i połączeń telefonicznych od klientów lub współpracowników? Jasne, możesz poinformować niektórych z nich, że cię nie ma, ale co, jeśli nie sprawdzą swoich skrzynek odbiorczych?
Zobacz także nasz artykuł Jak automatycznie przekazywać wiadomości e-mail w programie Outlook
Nie możesz komunikować się ze wszystkimi nawet podczas pracy, a co dopiero w czasie wolnym. Jednak są szanse, że nadal będziesz atakowany przez e-maile związane z pracą, nawet gdy jesteś na wakacjach. Na szczęście istnieje sposób, aby poinformować wszystkich, że nie jesteś dostępny w określonym czasie.
Konfigurowanie automatycznej odpowiedzi
Jeśli korzystasz z programu Microsoft Outlook, istnieje bardzo prosta metoda, dzięki której możesz oderwać ludzi od pleców. Nazywa się to Auto-Responder. W zasadzie polega to na wysyłaniu wstępnie zaprogramowanej odpowiedzi każdemu, kto skontaktuje się z Tobą w czasie wolnym.
Można to ustawić z minutami, godzinami, a nawet dniami lub miesiącami wcześniej. Wysłanie automatycznej odpowiedzi może zapewnić, że nie będziesz otrzymywać codziennie dziesiątek powiadomień e-mail związanych z pracą, niezależnie od tego, czy spędzasz czas z rodziną, czy jesteś na słonecznej plaży.
Oto, jak skonfigurować Auto-Responder w Outlooku i wyłączyć go, gdy nie jest już potrzebny.
Konfiguracja automatycznych odpowiedzi
- Kliknij przycisk Wyślij automatyczne odpowiedzi.
- Zaznacz pole wyboru Wyślij tylko w tym czasie.
- Wprowadź datę początkową i końcową, aby podać automatycznej odpowiedzi niezbędne parametry. W tym celu użyj pól Czas rozpoczęcia i Czas zakończenia.
Prawdopodobnie zauważyłeś, że są dwie zakładki:
- Inside My Organization
- Poza moją organizacją
Kliknięcie pola Inside My Organization spowoduje wyświetlenie wszystkich automatycznych odpowiedzi na adresy e-mail zarejestrowane w organizacji, w której pracujesz (np. Na uniwersytecie lub w firmie). Wszystko, co musisz wtedy zrobić, to wpisać wiadomość i kliknąć OK, aby ją zapisać.
Opcja Poza moją organizacją jest przeznaczona dla zewnętrznych adresów e-mail. Oto, jak możesz go użyć do skonfigurowania automatycznej odpowiedzi:
- Najpierw wybierz kartę Poza moją organizacją.
- Zaznacz opcję Automatyczna odpowiedź dla osób spoza Twojej organizacji. Można to ustawić, aby wysyłać wiadomości e-mail tylko do kontaktów osobistych lub do wszystkich osób spoza organizacji.
- Wpisz wiadomość w polu tekstowym i edytuj ją w dowolny sposób.
- Ustaw czas rozpoczęcia i czas zakończenia, tak jak w przypadku odpowiedzi wewnętrznych.
- Kliknij przycisk OK, aby zapisać wiadomość.
Co z procesem dezaktywacji?
Aby dezaktywować odpowiedzi dotyczące nieobecności w biurze, musisz wykonać prostą procedurę. Najpierw kliknij kartę Plik, następnie kartę Informacje, a następnie przycisk Odpowiedzi automatyczne.
Otrzymasz dwie opcje do zaznaczenia:
- Nie wysyłaj automatycznych odpowiedzi
- Wysyłaj automatyczne odpowiedzi
Wybierz pierwszą opcję, a funkcja automatycznej odpowiedzi wyłączy się. Musisz to zrobić zarówno w przypadku odpowiedzi wewnętrznych, jak i zewnętrznych.
Ostatnie słowo
Pamiętaj, że jeśli chcesz wznowić wysyłanie automatycznych odpowiedzi do osób, musisz ustawić nową datę i godzinę. Jeśli funkcja jest wyłączona, musisz powtórzyć kroki dezaktywacji i wybrać opcję Wyślij automatyczne odpowiedzi. To pozwoli ci ponownie edytować pola zakresu czasu, a także ustawić wiadomość wychodzącą.
