E-mail jest absolutnie niezbędny do pracy w XXI wieku, od komunikacji między członkami zespołu do planowania projektów na kolejne miesiące. Problem polega oczywiście na tym, że w dobie smartfonów i tabletów wydaje się niemożliwe odłączenie się od pracy na jakikolwiek okres czasu. Poczta e-mail na smartfonie jest w zasadzie wymogiem dla większości firm, ale oznacza to, że Twój pracodawca może skontaktować się z Tobą w zasadzie w dowolnym momencie. Każdy zasługuje na przerwę w pracy i czas z dala od wiadomości e-mail, połączeń i wszystkich tych środków komunikacji, które tak trudno nam zostawić. Niezależnie od tego, czy jesteś na wakacjach, czy po prostu chcesz spędzić miło czas z rodziną lub przyjaciółmi, ustawienie wiadomości o nieobecności w programie Outlook jest pierwszym krokiem do odejścia na chwilę z pracy. Oto jak to zrobić.
Zobacz także nasz artykuł Dysk Google Dropbox Vs - Który lepszy?
Po co zawracać sobie głowę wiadomością o nieobecności?
Ustawienie wiadomości o nieobecności może nie uszczęśliwić szefa, ale przynajmniej pozwoli wszystkim członkom twojej społeczności zawodowej i osobom postronnym próbującym się z tobą skontaktować. Dlaczego więc ważne jest, aby ustawić wiadomość o nieobecności? W rzeczywistości jest kilka powodów:
To dobre maniery, pozwalając współpracownikom, menedżerom i klientom, z którymi przez jakiś czas nie masz kontaktu. Jest to szczególnie ważne, jeśli jesteś na wakacjach dłużej niż kilka dni.
To jest profesjonalne . Jeśli ktoś potrzebuje Twojej pomocy lub klient ma zapytanie, powiadomienie go, że nie ma Cię przez pewien czas, pomaga mu. Wiedzą, że muszą poczekać, aż wrócisz, lub mogą podejść do kogoś innego. Zarówno pomagają firmie, jak i tobie.
Mówi ludziom, żeby cię nie robili . Jeśli ustawisz wiadomość o nieobecności w biurze, ludzie wiedzą, że jesteś na wakacjach, nie spędzisz czasu osobistego ani nic takiego. Po tym są mniej skłonni do ciebie zadzwonić lub wysłać SMS-a.
Daje to szefowi o jedną rzecz mniej do narzekań . Jeśli pracujesz dla wymagającego szefa i chcesz się wycofać, otrzymasz opór. Jednak jeśli grasz w grę i zachowujesz się profesjonalnie, niewiele może zrobić z punktu widzenia dyscypliny.
Jeśli jest jedna rzecz ważna w pracy, to upewnienie się, że zawsze reprezentujesz siebie jako profesjonalistę w najbardziej widocznym znaczeniu.
Ustaw wiadomość o nieobecności w programie Outlook
Ustawienie komunikatu o nieobecności różni się nieznacznie w zależności od tego, czy korzystasz z programu Outlook 2016 lub wcześniejszego, czy z programu Outlook w Office 365. Obejmę oba te elementy.
Outlook 2016 i wcześniejsze
Proces ten składa się z kilku kroków, ale jest to dość proste.
- Utwórz nowy e-mail i napisz odpowiedź o nieobecności. Uwzględnij temat „Poza biurem”, ale miejsce docelowe pozostaw puste.
- Wybierz Plik i Zapisz jako.
- Zapisz jako szablon programu Outlook z napisem Zapisz jako typ.
- Wybierz Zarządzaj regułami i alertami i wybierz konto, na które chcesz zastosować wiadomość.
- Wybierz nową regułę.
- Wybierz Zastosuj regułę do otrzymywanych wiadomości i naciśnij Dalej.
- Wybierz Gdzie moje imię jest w polu Do i naciśnij Dalej, a następnie potwierdź wyskakujące okienko.
- Wybierz odpowiedź za pomocą określonego szablonu i kliknij link tekstowy w dolnym okienku.
- Wybierz wcześniej utworzony szablon i wybierz Otwórz. Kliknij Następny.
- Wybierz, chyba że jest to automatyczna odpowiedź, aby uniknąć wysyłania automatycznych odpowiedzi do automatycznych odpowiedzi. Kliknij Następny.
- Nadaj regule sensowną nazwę i upewnij się, że Włącz tę regułę jest zaznaczone.
- Wybierz Zakończ, a następnie OK.
Spowoduje to utworzenie automatycznej odpowiedzi poza biurem i ustawienie jej jako aktywnej. Chociaż ten proces określa konto, na którym będzie aktywne, możesz także ustawić je jako aktywne dla wszystkich kont e-mail. Po włączeniu reguły w kroku 11 poniżej możesz wybrać regułę, która będzie aktywna na wszystkich kontach. Włącz to, jeśli potrzebujesz i zapisz.
Wyłącz wiadomość „Poza biurem” programu Outlook
Kiedy wrócisz z wakacji lub cokolwiek, co zrobiłeś, musisz pamiętać o wyłączeniu automatycznej odpowiedzi.
- Wybierz Plik w Outlooku.
- Wybierz Zarządzaj regułami i alertami, a następnie wybierz Reguły e-mail.
- Wybierz konto i odznacz pole obok reguły automatycznej odpowiedzi.
- Kliknij przycisk OK, aby zapisać zmiany.
Teraz oficjalnie wróciłeś do grindu!
Skonfiguruj wiadomość o nieobecności w Office 365
Konta Office 365 używają Exchange, gdy konto Outlook używa POP, IMAP lub Exchange. Proces jest w dużej mierze taki sam, ale na tyle różni się, że uzasadnia się jego własną instrukcją.
- Wybierz opcję Plik i automatyczne odpowiedzi z poziomu programu Outlook.
- Wybierz Wyślij automatyczne odpowiedzi.
- Jeśli chcesz, ustaw skalę czasu. Jest to przydatne dla zapomnianych typów, takich jak ja, które pozostawiają swoją automatyczną odpowiedź nawet po powrocie.
- Upewnij się, że karta Wewnątrz mojej organizacji jest aktywna i dodaj swoją wiadomość.
- Wybierz Poza moją organizacją i dodaj tam również odpowiedni komunikat. W zależności od tego, kto wysyła Ci e-maile ze świata zewnętrznego, może być konieczne sprawdzenie Moich kontaktów tylko w przeciwnym razie e-maile zostaną wysłane do wszystkich, w tym do biuletynów, powiadomień, a nawet spamu.
- Wybierz OK po zakończeniu, aby aktywować.
Proces jest nieco krótszy niż w programie Outlook 2016, ale wynik końcowy jest taki sam. Możliwość ustawienia skali czasu jest czysta i jako użytkownik programu Outlook 2016 mam nadzieję, że ta funkcja wkrótce przejdzie do tej wersji.
Wyłącz wiadomość o nieobecności w Office 365
Jeśli nie chcesz korzystać z timera, wracać wcześniej lub musisz anulować wiadomość o nieobecności, możesz to zrobić.
- Otwórz Outlook i wybierz Plik.
- Wybierz opcję Odpowiedzi automatyczne i zaznacz regułę nieobecności.
- Wybierz Nie wysyłaj automatycznych odpowiedzi.
Spowoduje to niezwłoczne wysyłanie wiadomości przez Exchange, więc upewnij się, że jesteś gotowy, aby odpowiedzieć po wyłączeniu.
Teraz, gdy wiesz, jak ustawić wiadomość o nieobecności w programie Outlook, nie ma usprawiedliwienia, aby nie tracić czasu na pracę. Powodzenia z tym!
