Jak zapewne wiesz (zwłaszcza, jeśli czytasz tę moją poprzednią wskazówkę), możesz skonfigurować niestandardowe zamiany tekstu na komputerze Mac. Na przykład, jeśli często wpisujesz wyrażenie „daj mi znać, jeśli masz jakieś pytania”, możesz użyć skrótu takiego jak „lmk”, aby wstawić ten tekst bez konieczności wpisywania całego tekstu. Osobiście skonfigurowałem mnóstwo tych skrótów, ponieważ muszę ciągle wysyłać te same instrukcje do różnych osób. To oszczędza mi mnóstwo czasu! Te skróty działają w całym komputerze Mac: w poczcie, na stronach, w programie Outlook…
… Czekaj, w rzeczywistości nie działają już w programie Outlook. Dzięki stosunkowo niedawnej aktualizacji pakietu Microsoft Office programy w tym pakiecie (takie jak Outlook, Word i Excel) nie respektują już skrótów dodanych w Preferencjach systemowych> Klawiatura> Tekst, co jest trochę niepotrzebne, jeśli zależy na te do szybkiego wysyłania e-maili do ludzi.
Dość dobrą wiadomością jest to, że same aplikacje Office mają własną bazę danych do zamiany tekstu w ramach funkcji Autokorekty. Jeśli już dodałeś skróty zamiany tekstu do macOS w Preferencjach systemowych, musisz wprowadzić je ponownie w pakiecie Office, ale ponieważ wszystkie aplikacje pakietu Office współużytkują ujednoliconą bazę danych zastępowania tekstu, musisz to zrobić tylko raz . Zobaczmy więc, jak używać zamienników tekstu w pakiecie Office dla komputerów Mac! Używamy programu Outlook do przykładowych zrzutów ekranu, ale kroki są takie same w innych aplikacjach pakietu Office, takich jak Word.
Wymiana tekstu w pakiecie Office dla komputerów Mac
- Otwórz wybraną aplikację Outlook lub Office dla komputerów Mac. Aplikacje znajdziesz w Docku domyślnie lub możesz sprawdzić folder Aplikacje, wybierając Finder i używając skrótu klawiaturowego Shift-Command-A lub opcji paska menu Idź> Aplikacje .
- Po uruchomieniu programu Outlook (lub aplikacji pakietu Office) wybierz Outlook> Preferencje z menu u góry.
- W wyświetlonym oknie Preferencje wybierz opcję Autokorekta .
- W oknie Autokorekty kliknij ikonę plusa w lewym dolnym rogu, aby dodać nowy element. Następnie wpisz zarówno skrót, którego chcesz użyć (np. „Lmk”), jak i tekst, który chcesz zastąpić tym skrótem (np. „Daj mi znać, jeśli masz jakieś pytania!”).
- Po zakończeniu dodawania skrótów do zamiany tekstu zamknij okno Autokorekty i przetestuj skróty Autokorekty, wpisując jeden z nich w wiadomości e-mail lub dokumencie. Po wpisaniu skrótu i naciśnięciu spacji tekst zastępujący powinien zostać automatycznie wyświetlony.
Jak zauważyłem, zmiana ta zostanie następnie rozpowszechniona w innych programach pakietu Office, więc po skonfigurowaniu zamiany tekstu w programie Outlook będzie działać w programach Word, Excel i PowerPoint. Mam na myśli to, że nie wiem, dlaczego musiałbym automatycznie wypełniać „Daj mi znać, jeśli masz jakieś pytania” w prezentacji PowerPoint. Ale przynajmniej mam taką możliwość!
Na koniec pamiętaj, że po ustawieniu skrótu zastępowania tekstu Autokorekty aplikacje pakietu Office automatycznie zastąpią te znaki wyznaczoną frazą w prawie dowolnym kontekście. Dlatego należy zachować ostrożność podczas tworzenia tych skrótów, aby nie używać wspólnego zestawu liter (takiego jak FYI, LLC itp.), Chyba że rzeczywiście chce się rozszerzyć lub zastąpić te skróty.
